Propunerile inteligente sunt documente dinamice care prezintă detaliile tranzacției dintre două companii sau părți interesate. Acestea includ prezentarea, prețul, termenul limită, considerațiile și multe altele pentru a clarifica detaliile pentru partenerii contractuali.
Acestea sunt destul de diferite de propunerile tradiționale, care sunt adesea create manual și sunt PDF-uri statice. Documentele contractuale tradiționale sunt redactate de diverse echipe și departamente, necesitând ore întregi de muncă intensă.
Diverse companii renunță la fluxurile de lucru tradiționale de creare a propunerilor în favoarea unor propuneri inteligente pentru a îmbunătăți timpii de execuție, a reduce erorile și a oferi o experiență personalizată părților interesate interne și externe.
Organizații din diverse industrii, cum ar fi brandurile SaaS, agențiile de marketing și firmele de avocatură, își economisesc resursele prin valorificarea propunerilor inteligente. În plus, aceste documente contractuale sunt ușor de analizat și de modificat, datorită platformelor de creare a propunerilor bazate pe inteligență artificială.
În acest articol, haideți să analizăm propunerile inteligente, să înțelegem valoarea pe care o aduc echipelor de afaceri și cum le pot adopta organizațiile în operațiunile lor.
Ce sunt propunerile inteligente?
Propunerile inteligente sunt documente contractuale interactive, bazate pe date, care simplifică procesele de încheiere a tranzacțiilor. Acestea sunt create cu platforme digitale avansate care se integrează cu CRM-uri, instrumente de stabilire a prețurilor, software de semnătură electronică și soluții de colaborare.
Profesioniștii pot utiliza software inteligent de redactare a propunerilor pentru a accelera semnificativ procesul de creare a documentelor contractuale. Deoarece datele relevante vor fi preluate automat din diverse instrumente, echipele se pot concentra mai mult pe inițiative strategice, cum ar fi construirea de relații.
De obicei, echipele de afaceri selectează un șablon de propunere inteligentă pre-aprobat, adaptat tipului de tranzacție și preferințelor părților interesate.
Apoi, soluția de creare a propunerilor extrage date relevante, cum ar fi politicile de conformitate, detaliile părților interesate etc., din alte instrumente din stiva tehnologică, cum ar fi CRM și e-mailul. Chiar și platformele financiare, cum ar fi software-ul de contabilitate pentru întreprinderile mici, pot fi introduse în sistem pentru a se asigura că prețurile și detaliile despre personal sunt corecte și actualizate. Multe companii aleg acum între contabilitate în cloud sau contabilitate desktop în funcție de nevoile lor, iar instrumentele inteligente pentru propuneri se integrează perfect cu ambele abordări pentru a menține consecvența și fiabilitatea datelor financiare.
Creatorul poate trage și plasa informațiile necesare în documentele contractuale și trimiteți propunerile către ceilalți membri ai echipei pentru revizuire. Platformele avansate de creare a propunerilor inteligente oferă funcții de colaborare, simplificând și mai mult procesul.
Pe de altă parte, procedurile tradiționale de creare a propunerilor pot fi agitate. Profesioniștii trebuie să redacteze manual documentele, să găsească informațiile prin intermediul mai multor instrumente și să formateze textul înainte de a-l converti într-un PDF.
Sarcina administrativă în cadrul acestei abordări crește șansele ca omisiunile să ducă la invalidarea propunerii și la nemulțumirea părților interesate.
Propunerile inteligente accelerează procesul și, de asemenea, minimizează erorile umane datorate automatizării. Să aruncăm o privire mai atentă asupra acestor avantaje.
Beneficiile propunerilor inteligente
Primul avantaj al trecerii la contracte inteligente care îmi vine în minte este fluxul de lucru eficient. Dar cum se face...
1. Proces simplificat
Unul dintre cele mai mari și mai evidente avantaje ale valorificării propunerilor inteligente este economisirea de ore în fiecare fază a creării contractului.
Indiferent dacă este vorba de obținerea datelor relevante ale părților interesate, asigurarea acurateței clauzelor sau stabilirea conformității, propunerile inteligente pot realiza acest lucru în câteva minute în loc de ore prin automatizare. Echipele trebuie doar să configureze software-ul pentru a servi procesul lor și să delege sarcinile administrative sau „plictisitoare” către mașină.
2. Personalizare extinsă
Cumpărătorii moderni, inclusiv consumatorii individuali și întreprinderile mari, așteaptă propuneri personalizate. Realizarea manuală a acestui lucru înseamnă că profesioniștii trebuie să reformuleze diverse secțiuni și clauze din mai multe documente pentru a se potrivi contextului tranzacției.
Soluțiile inteligente de creare a propunerilor utilizează inteligența artificială pentru a accelera procesul, economisind resurse și creșterea personalizăriiEchipele pot oricând să rafineze sau să ajusteze propunerile îmbunătățite cu inteligență artificială înainte de a le trimite mai departe.
O modalitate indirectă prin care propunerile inteligente sporesc personalizarea este prin automatizarea sarcinilor repetitive. Profesioniștii vor avea mai mult timp să se gândească la clauzele și secțiunile propunerii, selectând conținutul pentru a se potrivi nevoilor părților interesate.
3. Erori manuale reduse
Extragerea datelor din mai multe rapoarte și tablouri de bord din diverse instrumente în documentele propunerii poate fi predispusă la erori. Echipele pot confunda câmpuri sau puncte de date. Mai mult, pot exista inconsecvențe de format, stil etc., care afectează identitatea generală a mărcii.
Propunerile inteligente sunt construite pe baza unor șabloane standardizate, biblioteci de clauze preaprobate și alte blocuri de conținut. În plus, acestea sunt conectate la alte soluții software precum CRM și ERP pentru a asigura acuratețea faptică.
4. Agilitate crescută
Acordurile rareori rămân intacte pe parcursul ciclului lor de viață. Fie că este vorba de modificări, actualizări sau reînnoiri, propunerile evoluează în ceea ce privește scopul, valoarea și considerațiile lor.
Instrumentele folosite pentru a crea propuneri inteligente fac acest proces rapid și eficient, oferind caracteristici de colaborarePărțile interesate pot oferi sugestii, pot face schimb de feedback și pot face modificări direct în schiță.
Această buclă de feedback se întâmplă asincron, sporind și mai mult productivitatea.
5. Analiza propunerilor
Există două tipuri de analiză a propunerilor. Analiza propunerilor axată pe performanță urmărește indicatorii care reflectă eficiența procesului general de gestionare a contractelor. Analiza propunerilor axată pe rentabilitatea investiției este centrată pe valoarea comercială a tranzacțiilor.
Ambele pot fi realizate cu precizie dacă echipele implementează propuneri inteligente. Metodele tradiționale de creare a propunerilor, datorită naturii lor manuale, pot fi dificil de monitorizat și, prin urmare, de optimizat.
6. scalabilitate
Scalabilitatea depășește numărul de propuneri și contracte. Include și domeniul de aplicare al documentelor. Piețele evoluează odată cu afacerile; prin urmare, companiile trebuie să se adapteze pentru a satisface nevoile în continuă evoluție ale managementului propunerilor.
Fluxurile de lucru tradiționale de gestionare a propunerilor sunt dificil de extins. Organizațiile trebuie să angajeze personal nou, să-l instruiască cu privire la proceduri și să-l monitorizeze îndeaproape în etapele inițiale.
Locker managementul propunerilor Fluxurile de lucru sunt axate pe digital, simplificând scalabilitatea lor. De obicei, acestea sunt gestionate pe platforme bazate pe cloud. Tot ce trebuie să facă echipele este să treacă la un plan care răspunde mai bine nevoilor lor sau să achiziționeze mai multe token-uri (pentru prețuri bazate pe utilizare).
Cum să alegi cel mai bun instrument pentru propuneri inteligente
Există o mulțime de soluții inteligente de creare și gestionare a propunerilor disponibile. Acestea se adresează organizațiilor cu nevoi diferite. Iată cum echipele pot alege una care li se potrivește.
1. Căutați caracteristicile cheie
Funcționalități precum:
- Managementul propunerilorBiblioteci de șabloane, controlul versiunilor și fluxuri de lucru pentru aprobare
- Generarea de conținut bazată pe inteligență artificialăScrieți și actualizați documentele din propuneri prin editarea sau generarea de documente
- ColaborareCapacități de comentarii și editare live pentru a eficientiza procesele de recenzie
- AutomatizareCreați fluxuri de lucru personalizate, setați declanșatoare și descărcați sarcinile repetitive
- Analiză integratăUrmăriți indicatorii, creați tablouri de bord personalizate și extrageți rapoarte personalizate
Funcționalitățile de mai sus sunt cruciale pentru majoritatea echipelor de afaceri pentru a crea și gestiona propuneri inteligente.
Rețineți că „caracteristicile cheie” sunt diferite pentru fiecare afacere. Este esențial să colaborați cu diverse părți interesate și factori de decizie înainte de a stabili ce capabilități să căutați.
2. Capabilitati de integrare
Soluțiile inteligente pentru propuneri ar trebui să funcționeze bine cu instrumentele existente într-un gestionarea contractelor stivă tehnologică. Companiile și întreprinderile ar trebui să poată adopta rapid aceste platforme prin conectarea lor la instrumentele lor actuale.
Cel puțin, instrumentul de propuneri inteligente ar trebui să se integreze eficient cu CRM (cum ar fi Salesforce sau HubSpot), platforme de semnătură electronică (cum ar fi DocuSign sau Adobe Sign) și instrumente de colaborare (cum ar fi Slack sau e-mail).
3. Ușor de utilizat
Utilizatorii finali ai soluțiilor de gestionare a propunerilor ar trebui să considere interfața platformei intuitivă. Un timp minim de instruire este crucial pentru o adoptare mai rapidă. În plus, echipele pot extrage rapid cea mai mare valoare din instrument, crescând randamentul.
Cumpărătorii pot încerca instrumentul pentru a-i evalua ușurința în utilizare. Verificarea bazei de cunoștințe pentru a se asigura că există suficient material cuprinzător pentru auto-învățare poate reduce și mai mult timpul de adoptare.
4. Securitatea datelor și conformitatea
Propunerile sunt documente obligatorii din punct de vedere juridic, cu clauze și secțiuni legale complexe. Acestea trebuie să fie precise și conforme cu reglementările contractuale. Echipele, înainte de a face achiziția, ar trebui să verifice certificările pentru standarde precum GDPR, SOC 2 sau ISO 27001.
În plus, platforma ar trebui să ofere criptare a datelor, controale de acces și capacități de audit trail pentru a stabili reziliența operațională.
5. Analiza cost-beneficiu
Mai întâi, analizați indicatori precum timpul economisit per propunere, nivelurile de satisfacție ale părților interesate etc., pentru a evalua randamentele. Apoi, verificați cu prețul instrumentului inteligent pentru propuneri. Luați în considerare și resursele necesare pentru instruirea membrilor echipei.
Aici, este esențial să se mențină o abordare bazată pe date și colaborativă. Analizați datele anterioare pentru a determina cerințele, utilizarea și cheltuielile actuale. Încercați să vă asigurați că estimările ROI sunt cât mai precise posibil pentru a face alegerea corectă.
Încheierea
Piața actuală evoluează constant. Aceasta include abordarea concurenților, legile și așteptările clienților. Companiile trebuie să încorporeze aceste schimbări în propunerile lor pentru a ieși în evidență.
Propunerile inteligente facilitează acest lucru pentru organizații.
Aceste contracte sunt create cu ajutorul unor soluții software avansate care simplifică întregul proces de gestionare a propunerilor.
