Cu toții ne luptăm ca liber profesioniști să facem toate acele lucruri mici. Lupta nu se termină chiar dacă ești un jucător bine stabilit.
Freelancing-ul îți oferă libertate, te face șeful tău și îți permite să asumi proiecte noi ori de câte ori este posibil. Dar, împreună cu aspectele pozitive, freelancerul are o mulțime de laturi urâte.
A fi freelancer înseamnă a face tot ce poți pentru a-i menține pe clienți fericiți și a jongla cu mai multe sarcini – pe care nu le poți evita pe niciuna.
Freelancing-ul este aproape întotdeauna o cale individuală. Din fericire, asta nu se traduce neapărat în a face totul pe cont propriu.
Din fericire, există unele pe care le puteți automatiza și, în această postare, vom discuta câteva.
Automatizare și freelancing – o potrivire creată în rai
Chiar și cei mai inteligenți marketeri se luptă să facă totul într-o zi. Pot să mă relaționez cu tine atunci când spui că tot ceea ce trebuie să faci într-o zi pare să nu se termine niciodată – și nu toate acestea se referă la abilitățile tale de bază, fie că este vorba de scris sau de proiectare. Dacă aceste sarcini te stresează, este timpul să începi automatizarea.
Automatizare vă ajută să vă finalizați rapid munca prin eliminarea multă muncă manuală.
Cu automatizare, creați sisteme care se ocupă de sarcini repetitive, care altfel ar fi un timp colosal.
Automatizarea înseamnă economisirea de timp, reducerea stresului și obținerea de clienți mulțumiți.
1. Automatizarea activității de administrare a afacerilor și a impozitelor
Pe măsură ce începeți ca freelancer cu normă întreagă, vă veți da seama că trebuie să faceți o mulțime de muncă administrativă în fiecare lună. Trebuie să comunicați cu clienții. După terminarea lucrărilor, trebuie să le trimiteți facturi. Și, în sfârșit, urmăriți clienții pentru facturile neplătite.
Majoritatea freelancerilor își dedică o parte sănătoasă din orele de lucru acestor activități. Așa că este o știre pentru unii când spun că poți automatiza majoritatea acestor lucruri și multe altele.
Depunerea impozitelor și a ține evidența cărților dvs. ca freelancer pare simplu.
Totuși, la sfârșitul fiecărui an, trebuie să parcurgeți cu minuțiozitate extrasele bancare, eliminând cheltuielile și plasându-le sub diferite file. Trebuie să urmăriți fiecare cheltuială de afaceri și de marketing. Merită să petreci câteva nopți nedormite procesând cărțile tale?
Din fericire, nu trebuie să consume atât de mult timp. Multe instrumente de contabilitate precum TurboTax sau TaxSlayer scot automat extrase de cont și generează rapoarte financiare.
Aceste instrumente inteligente vă pot număra cheltuielile și le pot clasifica sub anteturile corecte, făcând declararea taxelor o joacă de copii.
2. Automatizarea comunicării cu clientul
Nu poți ignora comunicarea cu clienții. Și prin comunicare, nu mă refer la trimiterea lor de facturi sau urmărirea acestor facturi.
Să presupunem că ești un specialist SEO independent și un scriitor de conținut. Un client așteaptă multe lucruri de la tine, cum ar fi rapoarte în timp util cu privire la starea cuvintelor lor cheie pe motoarele de căutare, numărul de backlink-uri dobândite, numărul de clienți potențiali care pot fi atribuiți muncii tale SEO și starea altor activități pe care le desfășori afară pentru ei.
Sunt rapoarte sau e-mailuri care merg înainte și înapoi care explică fiecare aspect al muncii tale. Compilarea rapoartelor individuale și stocarea datelor în foi de calcul este plictisitoare.
Cu toate acestea, dacă implementați procese adecvate, puteți automatiza multe dintre aceste rapoarte. În plus, comunicarea dvs. este văzută ca fiind profesională și bine pusă laolaltă, nu ca o discuție generată la întâmplare.
Încorporați noi clienți în mod eficient.
O altă mare parte a comunicarea cu clientul integrează în mod eficient noi clienți. Introducerea clienților noi și explicarea modului în care funcționează lucrurile necesită adesea energie și timp.
Integrarea este esențială, deoarece, fără asta, ești blocat să răspunzi la aceleași întrebări în mod repetat, să răspunzi la e-mailuri individuale și multe altele. Este un timp imens.
Soluția?
Creați o secvență de e-mail de onboarding. Acest lucru liniștește mințile clienților tăi și te face eficient în modul în care tratezi clienții noi.
Creați formulare de contact pe site-ul dvs
Un obicei Formular de contact vă poate ajuta în mare măsură să realizați acest lucru.
Cu aceasta, vă poziționați pentru a răspunde la întrebările clienților și a primi tot ce aveți nevoie de la ei pentru a face tranziția lor la următorul pas fără probleme.
Utilizați ceva care se conectează direct cu software-ul dvs. CRM, astfel încât clienții potențiali din formularul dvs. de contact să ajungă la CRM.
Trimite actualizări automate
Este necesar să vă mențineți clientul la curent cu stadiul proiectului. Un instrument de management de proiect oferă clienților o vedere în timp real a proiectului. Poate fi configurat într-un mod care să le trimită notificări prin e-mail de fiecare dată când ceva primește o actualizare. Sau o sarcină se termină.
O astfel de transparență elimină nevoia clienților de a verifica e-mailurile și de a vă întreba ce se întâmplă.
Gestionați apelurile telefonice ale clienților
Trebuie să configurați un serviciu de apeluri telefonice, cum ar fi un sistem de telefonie cloud pentru a gestiona apelurile telefonice ale clienților chiar dacă sunteți departe de birou. Aceste servicii pot înregistra apeluri pentru dvs. și pot reda mesaje automate. În acest fel, poți reveni la clienți în ritmul tău.
Trimiteți sondaje clienților.
Adunați feedback de la clienți pentru a îmbunătăți ceea ce faceți. Acesta poate acționa și ca un instrument valoros de colectare a mărturiilor pentru afacerea dvs. Această postare pe blog explică cum poți creați mărturii ale clienților ușurință.
Utilizați orice aplicație care vă permite să vă creați un sondaj privind satisfacția clienților, să culegeți informații și să vă spuneți ce trebuie să faceți pentru a vă îmbunătăți afacerea.
3. Rezervare programare
Conform experienței mele, programare si programare sunt acele sarcini care sunt ușoare în exterior. Din păcate, adevărul este cât se poate de îndepărtat.
Programarea a ceva duce adesea la o mulțime de e-mailuri care merg înainte și înapoi. De aceea ai nevoie de un instrument pentru a automatiza programarea. Nici măcar nu aveți nevoie de un plugin pentru a încorpora aceste formulare pe site-ul dvs., conform acestui tutorial Calendy.
Blocați un timp de 15 până la 30 de minute în calendarul dvs. ori de câte ori sunteți liber.
Sincronizarea programelor pentru toate părțile implicate este o problemă și cu atât mai mult pentru o echipă globală situată în diferite locuri și fusuri orare.
Clienții tăi fac treaba pentru tine. Îl puteți conecta la Office 365 sau Google Calendar. Puteți să vă listați disponibilitatea și să creați reguli pentru întâlnirea dvs. Calendarele primesc actualizări și trimit notificări în timp real clienților tăi.
Duceți acest lucru mai departe, adăugând un link către semnăturile de e-mail care le permite clienților potențiali să programeze o întâlnire sau o rezervare cu dvs. Acest lucru automatizează întregul proces pentru dvs.
Dacă clienții potențiali doresc să se întâlnească cu tine, trebuie să facă clic pe linkul din partea de jos a e-mailului tău. Acest lucru previne o mulțime de e-mailuri dus-întors, astfel încât să puteți stabili un timp care să funcționeze pentru amândoi.
Un sistem de rezervare cu autoservire vă oferă controlul necesar - arătând clienților când sunteți disponibil pentru întâlniri. În acest fel, nu ești rezervat în timpul liber.
De asemenea, aveți nevoie de ceva care să vă permită să vă personalizați formularele și calendarele așa cum doriți să fie.
4. Crearea de propuneri, facturi și contracte
Ca freelancer, mi-am petrecut mult timp creând propuneri. Aceasta înseamnă editarea machetelor de pagină, a graficelor și a altor elemente pentru a le face exact pentru clienții noștri.
Nu vrem să riscăm nimic și să adăugăm totul manual. Aceasta este garanția noastră pentru noi înșine că munca noastră primește atenția pe care o merită.
Instrumente de genul Prospero faceți mai rapid și mai simplu crearea de propuneri. Puteți alege dintre cele peste 30 de șabloane ale sale sau puteți crea propriile șabloane.
șabloanele sunt concepute pentru mai multe industrii cum ar fi scrisul, designul grafic, fotografia și multe altele. Nu pierdeți nimic esențial cu fiecare șablon încărcat cu elemente esențiale pentru misiune, cum ar fi prezentarea generală, de ce, etapele, taxele, condițiile de plată și multe altele.
Puteți automatiza totul, de la scrierea unei propuneri până la obținerea plății.
De asemenea, puteți configura branding personalizat în interiorul GoProspero pentru a se aplica automat la fiecare propunere. În plus, puteți insera diapozitive personalizate, imagini, logo-uri, videoclipuri etc., în fiecare propunere. Goprospero creează automat un nou proiect odată ce clientul semnează contractul.
Setați mementouri pentru a reaminti clientului să aprobe proiectul la timp și să avertizeze orice lucru semnificativ, de la momentul în care clientul citește propunerea până la momentul în care o semnează.
Puteți dezvolta propunerea pentru a se șterge dacă nu este semnată într-o anumită perioadă. În plus, puteți vedea de câte ori a vizualizat clientul propunerea.
Goprospero vă ajută să treceți de la propunere la facturare până la a fi plătit, fără nicio treabă din partea dvs.
Facturarea clienților sau deranjarea lor constantă pentru plăți nu este visul oricărui freelancer.
Dar este esențial. Este o durere de cap, dar a fi plătit la timp vă ajută să planificați totul.
HoneyBook este un alt instrument care, de exemplu, poate trimite contracte online după încheierea ofertelor și poate crea voci online după semnarea contractului.
5. Gestionarea sarcinilor dvs
Când vă conduceți afacerea, nu există nimeni altcineva care să țină o filă asupra sarcinilor și a listelor de sarcini. Cu toate acestea, acest lucru se poate schimba dacă ceva vă urmărește activitățile pentru dvs. și pe toate într-un singur loc.
Rămâneți în topul livrabililor
În calitate de freelancer, deții controlul asupra timpului tău. În timp ce majoritatea oamenilor le place o viață ca aceasta, să nu ni se spună la ce să lucrăm și când ne face predispuși să ne pierdem timpul.
Trebuie să controlăm fluxul de sarcini fără ca nimeni să ne motiveze să respectăm termenele limită. Acolo este atât de important managementul sarcinilor. Ai nevoie de ceva (un instrument ca Baza de cunoștințe Klutch) sau cineva (a asistent virtual) care vă informează despre cele mai importante lucruri care necesită atenția dvs. De exemplu, ca scriitor independent cu trei clienți, îmi poate deveni din ce în ce mai dificil să îmi dau seama când să livrez ce și cui să-l livrez.
Ai nevoie de ceva care să treacă prin termenele limită, proiectul, termenii contractului și alte elemente relevante și care generează sarcini pe care trebuie să le faci acum.
Un astfel de software este ca și cum ai avea asistentul tău virtual care te alertează cu privire la sarcinile care trebuie făcute. Dacă nu le puteți face acum, vă puteți întoarce la ele mai târziu.
Setați mementouri
Nu ți se pare grozav să bifezi lucruri de făcut din lista ta?
Este pur și simplu atât de relaxant să bifezi lucruri pentru care nu mai trebuie să-ți faci griji. Această postare a lui Chanty enumeră câteva instrumente de management de proiect cu Trello pe deasupra. A instrument de gestionare a proiectelor ca Trello cu un plan generos gratuit vă permite să organizați lucrurile, să setați alerte și să respectați termenele limită și să clasificați toate informațiile critice de pe tabloul de bord.
Programați buletine informative prin e-mail
Trimiterea unui buletin informativ stabilește o relație mai puternică cu clienții tăi. Cu toate acestea, proiectarea și programarea acestora poate dura timp pe care nu îl aveți. Unele instrumente vin cu șabloane gata făcute pe care le puteți folosi pentru a crea rapid buletine informative și a le trimite într-un program prestabilit.
Faceți acest lucru—Alocați o zi pentru a crea și edita buletine informative în loturi și apoi programați-le să fie trimise automat la anumite intervale, de exemplu în fiecare marți.
6. Corectare
Corectarea poate consuma mult timp, dar există modalități de a o automatiza. O modalitate este de a folosi a instrument precum Grammarly sau ProWritingAid. Aceste instrumente vă pot ajuta să găsiți și să corectați greșelile gramaticale și să descoperiți alte probleme, cum ar fi alegerea incorectă a cuvintelor și erorile de punctuație.
Grammarly este un asistent de scriere bazat pe inteligență artificială, care detectează erorile și oferă sugestii pentru îmbunătățirea scrisului. Puteți folosi Grammarly gratuit, dar există și o versiune premium care oferă mai multe funcții.
Gramatical este doar unul dintre multele instrumente care vă pot ajuta să vă corectați scrisul.
Sunt disponibile o mulțime de alternative Grammarly dacă căutați altceva. Acordați-vă timp pentru a explora diferite instrumente de corectare și pentru a găsi pe cel care funcționează cel mai bine pentru dvs.
Concluzie
În calitate de liber profesionist, activitățile administrative și de marketing erau ceea ce îmi petreceam cea mai mare parte a timpului.
Din păcate, asta a luat timp de la singurul lucru pe care mi-a plăcut să-l fac – să scriu. Automatizarea majorității acestor activități mi-a redat controlul asupra timpului meu.
