Cum îți stabilești așteptările când cineva te angajează pentru a finaliza un proiect?
Scrieți o declarație de lucru pentru a detalia cerințele, termenele și alți termeni ai relației dvs. de lucru.
Scrierea unei declarații de lucru nu este ușoară, mai ales când considerați că este un document obligatoriu din punct de vedere juridic la care ambele părți îl vor adera pe durata proiectului. În loc să vă zgâriați peste detalii, permiteți-ne să vă ajutăm oferindu-vă câteva idei grozave despre scrierea acestui document.
Ce este o declarație de muncă?
O declarație de lucru, sau SOW, este un document care oferă o privire de ansamblu asupra unui proiect de la început până la sfârșit.
Acest document leagă și informează părțile interesate de proiect cu privire la detaliile esențiale, cum ar fi cerințele, livrabilele și tarifele. În multe cazuri, aceste documente pot fi semnate de ambele părți cu software de semnătură electronică, cum ar fi DottedSign pentru a accelera lucrurile.
Multe industrii se bazează pe declarații de muncă precum propuneri de afaceri pentru a stabili așteptările de proiect între două părți. Diferitele industrii își bazează declarațiile de lucru pe cea mai potrivită măsurătoare pentru situația lor. Cele mai frecvente trei sunt:
- Design/Detaliu
- Timp/Efort și Materiale/Rată unitară
- Bazat pe performanță
Declarațiile de proiectare/detaliu ale lucrărilor definesc în mod clar cerințele pe care o parte trebuie să le respecte în finalizarea lucrărilor pentru alta. Le veți găsi adesea în construcții, producție sau contracte guvernamentale.
Declarațiile de timp/efort și materiale/rata unitară de lucru au o sferă mai largă, definind serviciul pe care o parte îl va presta pe baza orelor sau materialelor necesare pentru finalizarea unui proiect.
Flexibilitatea acestei structuri o face ideală pentru lucrători cu contract orar sau alți lucrători temporari.
O declarație de lucru bazată pe performanță se concentrează mai degrabă pe rezultat decât pe mijloacele de a ajunge acolo. Acesta definește așteptările cumpărătorului și orice resurse furnizate, dar nu dictează modul în care furnizorul de servicii va obține rezultatele convenite.
Acest tip este standardul pentru majoritatea contractelor guvernamentale.
7 idei grozave despre cum să scrieți o declarație de muncă
Scrierea unei declarații de lucru poate fi o provocare, mai ales dacă sunteți nou într-un domeniu sau este prima dată când definiți detaliile unui proiect.
Dacă vă pregătiți primul SOW, iată câteva idei grozave pentru a-l organiza în secțiuni relevante, care duc la îndeplinire treaba fără a deveni prea lungi sau complexe.
1. Domeniul de activitate
Scopul muncii descrie munca pe care o veți efectua pentru un cumpărător.
Domeniul de aplicare al secțiunii de lucru tinde să fie mai general, lăsând detaliile mai fine pentru mai târziu în document. Al tău ar trebui să acopere munca pe care o vei efectua, măsurată prin serviciu, produs sau timp.
Un domeniu bun de lucru este concis și direct. Puteți să vă păstrați pe scurt folosind o listă cu marcatori pentru a preciza sarcinile pe care le veți îndeplini. Păstrați-l general și păstrați detaliile mai fine pentru dvs "Sarcini" secțiunea, descrisă mai jos.
De exemplu, dacă redactați o declarație de lucru pentru un proiect de construcție, domeniul dvs. de lucru ar trebui să includă următoarele:
- Rezultatul dorit a proiectului dvs
- Materialele veți avea nevoie și cine le va furniza
- Timpul vă va lua să finalizați proiectul
- Pașii veți lua pentru a finaliza proiectul
Aceste informații pot fi apelate și când elaborarea unei facturi profesionale de construcție odată ce lucrarea este finalizată, deci este util nu numai pentru client, ci și pentru propria dumneavoastră evidență.
2. Obiective
Secțiunea de obiective descrie raționamentul din spatele și scopul proiectului pe care îl finalizați.
Evitați să intrați în detalii extinse în această secțiune. În schimb, rezumați valoarea proiectului punându-vă următoarele întrebări:
- De ce merită finalizat acest proiect?
- De ce ar trebui să plătească cineva pentru acest proiect?
- Ce valoare va aduce altora proiectul finalizat?
De exemplu, să presupunem că sunteți un antreprenor care finalizează o declarație de lucrări pentru construirea unei piscine din oraș. În acest caz, puteți include informații despre importanța pool-ului finalizat pentru comunitatea mai mare.
3. Program
Secțiunea de program din declarația dvs. de lucru definește o linie de timp după care veți finaliza proiectul. Această secțiune precizează în mod clar când clientul se poate aștepta să primească livrabilele și proiectul dvs. finit.
Un program grozav hack este de a estima timpul pentru fiecare sarcină pe care trebuie să o finalizați. Înainte de a vă scrie secțiunea de program, gândiți-vă la proces și notați timpul estimat pe care îl va dura fiecare parte a proiectului.
Nu uitați să luați în considerare factorii în afara controlului dvs., cum ar fi obținerea de materiale sau servicii de la alte părți.
Odată ce aveți timpii estimați, vă puteți asigura că rămâneți realist în stabilirea programului dvs. de proiect.
Evitați să stabiliți un program nerealist pe care veți avea dificultăți să îl mențineți pe tot parcursul proiectului. Amintiți-vă că declarația de lucru este un document obligatoriu, așa că lupta pentru a urma planul va duce probabil la o relație provocatoare cu clienții dvs.
De exemplu, să presupunem că aveți un contract pentru a furniza o nouă clădire guvernamentală. În acest caz, programul dvs. ar putea defini datele la care orașul se poate aștepta să vadă planuri, etape specifice legate de construcție și o clădire finalizată.
4. Sarcini
Secțiunea sarcini extinde secțiunea domeniului de activitate pentru a oferi mai multe detalii despre acțiunile pe care le veți întreprinde pentru a finaliza proiectul. În loc să vorbiți în general despre munca pe care o veți realiza, veți enumera sarcinile și cerințele specifice pe care le veți îndeplini pe parcurs.
O modalitate excelentă de a vă crea secțiunea de sarcini este să vă întrebați: Ce trebuie să fac pentru a finaliza acest proiect eficient și eficient?
După ce aveți lista, examinați-o pentru a vă asigura că fiecare sarcină din listă îndeplinește următoarele cerințe:
- Esențial pentru finalizarea proiectului
- Eficient (nu are același scop ca o altă sarcină de pe lista dvs.)
- oportun (puteți finaliza la timp)
5. Produse livrate
Secțiunea dvs. de livrabile listează fiecare produs pe care vă angajați să îl furnizați cumpărătorului. Această secțiune diferă de sarcinile dvs. deoarece specifică produsele tangibile pe care le veți produce, mai degrabă decât acțiunile dvs. în timp ce lucrați la proiect.
Este esențial să definiți în mod clar fiecare livrabil pentru a vă asigura că sunteți amândoi pe aceeași pagină cu privire la ceea ce va rezulta din aranjamentul dvs. de lucru.
Este întotdeauna o idee grozavă să fii cât mai specific posibil pentru a evita confuzia sau neînțelegerile în definirea rezultatelor tale.
De exemplu, dacă sunteți un designer de site web care vinde un site web finalizat, livrabilele dvs. nu ar trebui să spună pur și simplu „site-ul web”. În schimb, specificați detaliile produsului final, cum ar fi numărul de pagini web de pe site.
6. Rezultate așteptate
Definirea rezultatelor așteptate în declarația de lucru vă ține pe dvs. și clienții dumneavoastră pe aceeași pagină cu privire la așteptările proiectului. Când scrieți secțiunea privind rezultatele așteptate, definiți cu precizie parametrii proiectului finalizat.
Această secțiune este întotdeauna importantă, dar poate fi cu atât mai mult atunci când rezultatele așteptate nu sunt ușor cuantificabile.
De exemplu, dacă oferiți servicii de optimizare pentru motoarele de căutare, poate dura săptămâni sau chiar luni pentru a vedea rezultate. În acest caz, veți dori să explicați clar acest lucru în rezultatele așteptate pentru a vă asigura că clientul dvs. nu devine nemulțumit dacă nu vede rezultate peste noapte.
7. Termeni, Condiții și Plată
Ultima secțiune pe care o vom discuta aici este secțiunea de termeni, condiții și plăți.
Această secțiune este printre cele mai semnificative din declarația dvs. de muncă, deoarece protejează toate părțile de comportamente necorespunzătoare.
Acesta este, de asemenea, modul în care vei fi plătit.
Stabiliți clar un program pentru modul în care clientul dvs. va plăti pentru munca dvs. în această secțiune. Majoritatea oamenilor își organizează tarifele în unul dintre următoarele moduri:
- Prin livrabil: clientul vă plătește la primirea livrabilelor specificate în timpul proiectului
- După program: clientul vă plătește la date fixe pe parcursul proiectului, indiferent de întârzierile în livrabil
Dacă aveți opțiunea, aranjarea programului de taxe după program este, în general, mai bine pentru dvs. (ca furnizor de servicii) deoarece vă veți primi plățile în mod regulat, indiferent de întârzierile în afara controlului dumneavoastră.
Cum să vă aranjați declarația de lucru
Acum că știți aceste idei grozave pentru a vă scrie declarația de lucru, este timpul să vă formatați documentul în mod eficient. Urmați sfaturile noastre de mai jos pentru a vă asigura că documentul dvs. își îndeplinește obiectivele și că se simte profesionist pentru clienții dvs.
Începeți cu o secțiune de fundal
Deschideți declarația de lucru cu o scurtă secțiune de fundal despre proiect. O secțiune de fundal este o modalitate excelentă de a prezenta ambele părți implicate în SOW și o scurtă descriere a proiectului pe care îl veți finaliza.
Includeți următoarele în această scurtă secțiune
- Numele și descrierile ambelor părți
- Tipul de proiect
- Data intrării în vigoare a declarației de lucru
De exemplu, să presupunem că sunteți un designer de software. În acest caz, secțiunea dvs. de fond ar putea include compania care vă angajează, o descriere a calificărilor dvs., software-ul pe care îl proiectați și data intrării în vigoare a declarației dvs. de muncă.
Separați Declarația de lucru în secțiuni clare
Deși nu există un format oficial pentru o declarație de lucru, vă recomandăm să separați secțiunile individuale ale documentului dvs.
Separarea secțiunilor vă va permite să rămâneți organizat în timp ce o scrieți și să vă asigurați că nu omiteți accidental nicio informație.
De asemenea, va ajuta toate părțile implicate să găsească rapid informațiile pe care le caută în document.
Când scrieți declarația dvs. de lucru, includeți fiecare dintre secțiunile pe care le-am discutat mai sus. În funcție de industria dvs. și de proiectul specific, puteți adăuga alte secțiuni pe măsură ce simțiți că aveți nevoie de ele.
Diferite secțiuni potențiale ar putea include locația sau cerințe speciale pentru proiectul dvs.
Concentrați-vă pe claritate peste orice altceva
Deși poate fi tentant să vă completați declarația de lucru cu elemente plăcute din punct de vedere estetic sau scrise și descrieri lungi, amintiți-vă că acesta este un acord obligatoriu între dvs. și clientul dvs.
Claritatea este esențială, ceea ce înseamnă că nu poate exista loc de interpretare în acest document.
Păstrați-vă scrisul direct, aspectul simplu și eliminați tot ce nu trebuie să fie acolo. Rămânând cât mai concis și la obiect, vă veți asigura că nu există nicio comunicare greșită între dvs. și client.
Folosiți liste cu marcatori acolo unde este posibil
După cum am menționat deja, claritatea este cheia succesului în declarația dvs. de lucru. Listele cu marcatori sunt o modalitate excelentă de a diviza bucăți lungi de text și de a face informațiile importante ușor de găsit.
De asemenea, vă vor ajuta să rămâneți concis în timp ce scrieți, deoarece funcționează bine pentru fraze scurte în loc de propoziții lungi.
Vă recomandăm să includeți liste cu marcatori în declarația dvs. de lucru în orice secțiuni care listează detalii specifice, cum ar fi secțiunea Sarcini sau secțiunea Program.
Nu lăsați aspectul să vă împiedice
În timp ce mulți dintre noi prețuim estetica documentelor noastre profesionale, aveți grijă să nu permiteți ca aspectul sau designul grafic să vă complice prea mult declarația de lucru.
Evitați să includeți elemente grafice mari sau alte elemente de design, cu excepția cazului în care acestea au legătură directă cu o secțiune din documentul dvs.
În ceea ce privește formatarea, rămâneți la textul obișnuit, însoțit de un format de titlu adecvat. Utilizați titlurile pentru a distinge între secțiuni.
Puneți sigla în colțul de sus al documentului sau păstrați-o pe pagina de titlu pentru a evita distragerea atenției de la declarația dvs. de lucru. Dacă nu aveți încă un logo, explorați diferite idei de logo pentru a te inspira.
Puteți crea propuneri de afaceri și declarații de lucru cu Prospero. Înscrie-te astăzi!
Resurse suplimentare
Există o mulțime de resurse care te pot ajuta să înveți mai multe despre redactarea unei declarații de calitate a muncii pentru tine sau clienții tăi. Puteți găsi multe șabloane gratuite doar căutând numele industriei dvs "declarație de muncă" în motorul tău de căutare preferat.
După cum am menționat, SOW-ul dvs. este un document obligatoriu. Ca atare, dacă ai prefera să fie aprobat de cineva cu expertiză juridică, există mulți oameni care oferă aceste servicii.
O opțiune populară este Rocket Lawyer, care oferă atât cunoștințe juridice, cât și șabloane de declarații de lucru pe care le puteți adapta pentru scopurile dvs.
O altă opțiune pentru a vă ajuta să vă scrieți declarația de lucru este companiile de management de proiect. Companiile de management de proiect își câștigă existența organizând diferite proiecte, așa că acest document este chiar pe calea lor.
Unii vor merge atât de departe încât să le scrie pentru dvs., în timp ce alții vă oferă software sau alte programe care să vă ajute să vă scrieți singur declarația de lucru.
