Cum să gestionezi o echipă de la distanță în 2024

Locul de muncă tradițional a evoluat rapid de la pandemia de Covid-19, iar echipele de la distanță sunt acum o realitate pentru majoritatea întreprinderilor. Dacă ești manager în 2024, există șanse mari să gestionezi o echipă de la distanță. Și, deși există provocări în gestionarea unei echipe la distanță, există și câteva beneficii. 

Această postare vă va spune cum să gestionați o echipă de la distanță în 2024. Vom atinge și beneficiile și provocările muncii la distanță și cum puteți crește în mod durabil productivitatea echipei de la distanță. Să începem!

Ce este o echipă la distanță?

O echipă de la distanță este o echipă de angajați care lucrează împreună din locații diferite. Locațiile pot fi alte orașe, state sau țări. Angajații pot lucra de acasă, în spații de lucru în comun sau oriunde au acces la internet. 

Important este că echipa lucrează într-un alt spațiu fizic. Aceasta înseamnă că echipa trebuie să se bazeze pe digital instrumente de lucru la distanță să comunice și să colaboreze.

Beneficiile de a avea o echipă de la distanță

Multe beneficii vin cu gestionarea unei echipe la distanță. Iată câteva exemple. 

1. Productivitate și creativitate mai ridicate

Unul dintre avantajele enorme ale lucrului de la distanță este că echipa ta se poate bucura de o productivitate și creativitate sporite.

Un studiu realizat de Universitatea Stanford a constatat că angajații care lucrează de acasă sunt cu 13% mai productivi decât cei care lucrează la birou. Există mai multe motive pentru aceasta. 

În primul rând, angajații care nu fac naveta au mai mult timp pentru a termina munca. 

În al doilea rând, angajații au mai mult control asupra mediului lor atunci când lucrează de acasă. Aceasta înseamnă că pot crea un mediu propice productivității, cum ar fi un spațiu liniștit, fără distragere. 

Un alt motiv pentru care munca la distanță poate duce la creșterea productivității este că îi poate ajuta pe angajați să evite epuizarea.

Angajații care nu sunt legați de o anumită locație au mai multă libertate de a face pauze atunci când este nevoie și de a lucra cu program flexibil. Acest lucru poate duce la un ritm de lucru mai sustenabil și la o calitate mai bună a muncii. 

2. Costuri generale mai mici

Când angajații lucrează de acasă, companiile nu trebuie să plătească pentru spațiu de birou, mobilier sau utilități. În plus, companiile pot economisi costuri precum călătoria și mâncarea.

Atunci când angajații lucrează de acasă, ei pot evita să călătorească în întregime pentru a participa la întâlniri sau evenimente. 

Echipele de la distanță cresc și ele ratele de retenție a angajaților datorită satisfacției mai mari a angajaților și vă ajută să minimizați costurile de angajare.

3. Echilibrul îmbunătățit între viața profesională și viața personală pentru angajați

Un ultim beneficiu al lucrului de la distanță este că poate îmbunătăți echilibru între viața profesională pentru angajati. Angajații de la distanță se pot bucura de mai multă flexibilitate în proiectarea programelor lor.

Acest lucru poate duce la un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată, deoarece angajații pot lua pauze și pot rezolva alte angajamente.

4. Mai multe întâlniri de echipă cu valoare adăugată

Puteți înlocui întâlnirile personale cu apeluri video și seminarii web, economisind timp și bani. Folosind Software Webinar permite mai multor persoane să se alăture întâlnirii, deoarece nu există restricții geografice.

De asemenea, puteți înregistra apelurile video, astfel încât membrii echipei care nu pot participa la întâlnire să poată încă viziona și să ajungă din urmă. Acest lucru poate ajuta la îmbunătățirea comunicării și colaborării în echipă.

5. Incorporarea mai multor talente diverse

Când geografia nu te limitează, afacerea ta poate angaja cele mai bune talente de oriunde în lume. Aceasta înseamnă că poți crea o echipă de vis care nu ar fi posibilă dacă ai fi limitat la angajarea locală. 

Acest lucru nu numai că vă ajută să accesați o mai largă bazin de talent, dar vă permite și să vă încadrați într-o echipă mai diversă. O echipă diversă aduce la masă puncte de vedere și experiențe diferite, ceea ce poate duce la soluții mai inovatoare. 

Cel mai important, este posibil să găsiți talente la un preț mai accesibil, angajând oameni din țări cu un cost al vieții relativ mai mic.

În ciuda numeroaselor beneficii, trebuie să depășiți mai multe provocări pentru a gestiona o echipă la distanță în 2024. 

Provocări ale managementului echipei de la distanță:

Când explorezi îndeaproape cum să conduci o echipă de la distanță, pot apărea următoarele provocări:

1. Dificultate în menținerea programului de lucru

Într-o echipă de la distanță, membrii echipei pot aparține unor fusuri orare diferite. Acest lucru face dificilă menținerea unui program de lucru convenabil pentru toată lumea. De exemplu, dacă membrii echipei dvs. se află în SUA, Marea Britanie, Emiratele Arabe Unite și India, trebuie să luați în considerare diferența de timp atunci când programați întâlniri sau stabiliți termene limită. 

De asemenea, din moment ce toată lumea își poate face programul de lucru, poate fi o provocare să coordonezi echipa.

2. Comunicare limitată față în față

Diferența de fus orar poate duce, de asemenea, la o lipsă de comunicare față în față. Într-o loc de muncă tradițional, membrii echipei pot comunica cu ușurință între ei prin întâlniri în persoană sau prin videoconferință. 

Cu toate acestea, membrii echipei dvs. distanțați geografic pot colabora numai în cadrul unei întâlniri video, ceea ce face dificilă conversațiile frecvente în timp real sau rezolvarea rapidă a problemelor.

3. Lipsa legăturii de echipă

Construirea unei legături solide de echipă devine dificilă atunci când membrii echipei nu sunt prezenți fizic în același birou. Acest lucru se datorează faptului că membrii echipei pot interacționa între ei doar zilnic. 

De asemenea, membrii echipei dintr-un birou fizic pot discuta adesea despre viața lor în afara serviciului, ceea ce îi ajută să se cunoască mai bine. Dar, într-o echipă de la distanță, comunicările au loc de obicei doar despre subiecte legate de muncă.

4. Morala de jos

S-ar putea să descoperi adesea că moralul echipei tale de la distanță este mai scăzut decât cel al unei echipe care lucrează în același birou. Membrii echipei se pot simți izolați și singuri atunci când lucrează de acasă. 

De asemenea, din moment ce membrii echipei nu sunt prezenți fizic în același birou, aceștia pot obține recunoaștere sau apreciere diferită pentru munca lor, ceea ce poate duce și la scăderea moralului.

5. Dificultate în urmărirea progresului muncii

Poate fi o provocare să urmăriți progresul muncii echipei dvs. de la distanță, deoarece trebuie să vedeți la ce lucrează toată lumea fizic. Acest lucru este spre deosebire de un mediu de birou în care vă puteți plimba și vedea ce face toată lumea.

Într-un cadru fizic de birou, oamenii comunică adesea între ei despre progresul sarcinilor lor și lucrează împreună pentru a rezolva problemele. Dar într-o echipă la distanță, astfel de comunicări pot apărea mai rar, ceea ce reprezintă o problemă pentru liderii de echipă sau manageri. 

Acum că am învățat beneficiile și provocările, să aflăm cum să le depășim. 

10 sfaturi despre cum să gestionați o echipă de la distanță

Deși puteți crește substanțial productivitatea afacerii dvs. și puteți reduce costurile operaționale optând pentru o echipă de la distanță, este important să știți că acest model nu este o plimbare în parc.

Gestionarea unei echipe la distanță poate fi extrem de provocatoare și frustrantă, mai ales dacă sunteți obișnuit cu stilul tradițional de management. Iată 15 sfaturi despre gestionarea unei echipe la distanță în 2024: 

1. Încurajează mai multă comunicare

Comunicarea este unul dintre cele mai vitale aspecte ale gestionării unei echipe la distanță. Trebuie să asigurați canale de comunicare clare între dvs. și echipa dvs. și între membrii echipei. 

Există mai multe modalități de a încuraja comunicarea, inclusiv

  • Organizarea de întâlniri regulate de echipă (atât virtuale, cât și în persoană)
  • Folosind canale de comunicare precum Slack, WhatsApp sau e-mail
  • Încurajarea membrilor echipei să împărtășească idei și preocupări în mod liber în a bază de cunoștințe
  • A pune întrebări.

O altă metodă extrem de eficientă de a încuraja comunicarea este ținerea sesiuni de terapie online pentru angajații dvs. Acestea pot fi fie organizate chiar de companie, fie angajații pot fi indicați către servicii care oferă astfel de sesiuni; oricare dintre metode va duce la o mai mare satisfacție și productivitate a angajaților.

2. Setați așteptări clare

Membrii echipei de la distanță ar trebui să cunoască întotdeauna în mod clar așteptările managerului. Aceasta înseamnă stabilirea unor termene limită clare, conturarea domeniului de activitate și furnizarea de instrucțiuni detaliate.

Dacă membrii echipei sunt neclari cu privire la sarcinile sau obiectivele lor, va duce la frustrare și confuzie și, în cele din urmă, le va afecta productivitatea. 

De asemenea, este important să rețineți că trebuie să fiți flexibil în ceea ce privește așteptările dvs. Inevitabil vor apărea lucruri care influențează termenul limită și trebuie să vă puteți ajusta în consecință. 

3. Setați un flux de lucru specific

Una dintre provocările gestionării unei echipe la distanță este încercarea de a menține toată lumea pe aceeași pagină. Poate fi o provocare să știi la ce lucrează toată lumea în orice moment, ceea ce duce la confuzie și frustrare. 

Setarea unui anumit flux de lucru pe care trebuie să-l urmeze toată lumea poate ajuta la evitarea confuziei sau ambiguității. Aceasta ar putea include utilizarea aceluiași lucru instrument de gestionare a proiectelor, trimiterea de rapoarte zilnice sau săptămânale sau efectuarea de check-in-uri regulate. 

4. Ia idei

Diferiți membri ai echipei pot vedea proiectul din perspective diferite. Pe măsură ce îi veți încuraja pe membrii echipei să-și împărtășească ideile, puteți înțelege mai bine proiectul și vă puteți asigura că toată lumea este pe aceeași pagină. 

De asemenea, s-ar putea să găsești idei excelente de la membrii echipei la care nu te-ai fi gândit niciodată la tine. Luând opinii de la echipa dvs., puteți îmbunătăți proiectul în ansamblu și puteți îmbunătăți moralul echipei.

5. Accentuați pe ieșiri

Într-un birou fizic, este posibil să fi folosit în mod tradițional prezența membrilor echipei și timpul înregistrat în birou pentru a le măsura productivitatea. Cu toate acestea, acest lucru nu mai este posibil sau eficient cu o echipă de la distanță. Cu o echipă de la distanță, ar trebui să vă concentrați pe calitatea și cantitatea rezultatelor acestora. 

O modalitate de a face acest lucru este să stabiliți obiective de rezultate specifice și măsurabile pentru fiecare membru al echipei. Puteți baza aceste obiective pe mai mulți factori, cum ar fi numărul de sarcini finalizate, obiectivele îndeplinite sau proiectele livrate. Puteți revizui aceste obiective în mod regulat pentru a vedea cum se comportă fiecare membru al echipei. 

Dacă descoperiți că unii membri ai echipei trebuie să-și atingă obiectivele de rezultate, puteți discuta cu ei pentru a afla motivele. S-ar putea să aibă nevoie de mai mult sprijin sau resurse sau că volumul lor de muncă este prea mare. Rezolvând aceste probleme, puteți contribui la creșterea productivității echipei dvs.

6. Pregătiți documentația detaliată

Ar trebui să pregătiți documentație detaliată a proceselor și procedurilor pe care doriți să le urmeze echipa dvs. Membrii echipei dintr-un birou fizic pot jongla între sarcini și pot căuta ajutorul cuiva ori de câte ori sunt blocați. 

Cu toate acestea, membrii echipei de la distanță se pot simți pierduți și incapabili să progreseze fără documentația adecvată. Deci, este bine să aveți o procedură de operare standard și să păstrați totul documentat într-o bază de date cloud care poate fi partajată. De exemplu, puteți pregăti un ghid intern bine documentat pentru captați noi clienți potențiali de la distanță. Pe măsură ce stabiliți protocoale pentru productivitatea echipei de la distanță, nu uitați să acordați prioritate securității cibernetice, educându-vă echipa despre riscuri de phishing și strategii de prevenire.

7. Înregistrați-vă frecvent

Acordați o atenție deosebită acestuia.

Când gestionați o echipă de la distanță, nu puteți pur și simplu să intrați în biroul ei și să verificați progresul ei în timp ce lucrează la realizarea unui propunere de afaceri. Trebuie să fii proactiv și să le contactezi frecvent. 

Poți să folosești instrumente de lucru la distanță pentru a vă informa cu echipa dvs., inclusiv videoconferinta, software de management de proiect și chiar aplicații de mesagerie. 

Cheia este să găsiți un echilibru între a fi prea lipsit de mâini și intruziv. Nu vrei să-ți microgestionezi echipa, dar nici nu vrei să o lași în întuneric.

8. Utilizați tehnologiile potrivite

Puteți folosi multe diferite instrumente de lucru la distanță și tehnologii pentru a gestiona o echipă de la distanță în 2024. Unele dintre cele mai bune tehnologii pentru lucrul la distanță includ:

  • Instrumente de comunicare: Slack, Zoom, Google Hangouts
  • Instrumente de management de proiect: Asana, Trello, ClickUp
  • Partajarea fișierelor și instrumente de colaborare: Disc Google, Dropbox, iCloud, Klutch
  • Instrumente de urmărire a productivității angajaților: RescueTime, DeskTime, TogglTrack

9. Includeți feedback în cadrul procesului dvs

În calitate de manager, ar trebui să creați o buclă de feedback în cadrul fluxului și procesului dvs. obișnuit. Acest lucru vă va ajuta să identificați din timp orice probleme și să le rezolvați rapid. Puteți face acest lucru organizând întâlniri regulate 1-la-1, efectuând sondaje sau folosind Slack pentru a încuraja comunicarea deschisă.

10. Sprijină emoțional

Nu poți vedea întotdeauna cum se simt angajații tăi într-o echipă de la distanță. Lipsa suportului emoțional poate duce la sentimente de izolare și singurătate, care, la rândul lor, pot afecta productivitatea.

În calitate de manager, trebuie să vă consultați în mod regulat cu membrii echipei pentru a vedea cum se descurcă pe plan profesional și personal. 

Dacă vezi că cineva se luptă, oferă-ți sprijinul și încurajarea. De asemenea, puteți crea un mediu mai favorabil prin promovarea unui echilibru sănătos între muncă și viață privată.

Încheiere: Cum să conduci o echipă de la distanță în 2024

Fără îndoială, 2022 a fost un an provocator pentru afaceri la nivel global. Tulburările geo-politice, criza energetică, întreruperile lanțului de aprovizionare și deficitul de producție au schimbat modul în care operează companiile și, ne place sau nu, echipele de la distanță sunt acum mai critice ca niciodată. 

Managementul proactiv și comunicarea deschisă pot îmbunătăți semnificativ productivitatea echipei de la distanță în 2024.

Luați legătura cu Prospero pentru a vă ajuta echipa de la distanță să pregătească o calitate excepțională propuneri de afaceri cu efortul minim de azi. 

Autorul Bio: Damian, mai cunoscut sub numele de Damo, este un antreprenor și veteran de marketing, cu o carieră de peste 17 ani și nouă startup-uri pe trei continente. De la agenții de publicitate din Dubai la platforme de crowd-funding din Ghana, Damo și-a acumulat experiența din întreaga lume și acum împărtășește tot ce știe la https://damobrennan.com/.

DESPRE AUTOR

Creați propuneri frumoase cu Prospero. Impresionează-ți clienții și câștigă mai multe proiecte.