Vous avez donc votre proposition écrite et prête à être lancée. Vous êtes sur la même longueur d'onde avec votre client et tout le monde est à bord, prêt à lancer le projet. Juste un petit détail : la proposition nécessite une signature électronique.
Cela peut sembler facile si vous distribuez des copies physiques de votre document de proposition, mais dans notre monde axé sur la technologie, il est plus probable que des propositions comme celle-ci se produiront sous forme numérique.
Permettre à un document d'être signé avec une signature électronique peut contribuer à accélérer de nombreux processus différents dans le monde de l'entreprise d'aujourd'hui. Même certaines applications demandent désormais aux utilisateurs de saisir une signature électronique pour représenter leur consentement à utiliser cette application particulière. Ces situations ont conduit à une augmentation du nombre de personnes utilisant régulièrement une signature électronique.
Étant donné que l’utilisation d’une signature électronique est un moyen d’accélérer un processus qui, à une autre époque, aurait nécessité des montagnes de paperasse, il est logique que la création de la signature soit aussi simple que de chanter sur une ligne pointillée. Il s’avère que c’est précisément le cas avec les bons outils.
Créer des propositions qui concluent des transactions
Revenons donc à votre proposition. Il n’est pas nécessaire de rédiger un contrat long et ennuyeux.
Au lieu de cela, avec un outil comme Prospero, les entreprises ou les professionnels fournissant des services spécifiques peuvent créer des propositions basées sur l'un des outils disponibles. modèles de proposition.
En fonction de ce que vous souhaitez réaliser et du temps dont vous disposez, vous pouvez créer votre propre proposition à partir de zéro ou trouver un modèle approprié – c’est la première étape vers la conclusion de l’affaire.
Esquisse d'une bonne proposition
Une bonne proposition doit clairement décrire ce que le client peut s'attendre à recevoir. Lorsqu’il s’agit de propositions modernes, il n’est pas nécessaire d’être trop formel dans la formulation. En parlant d’écriture non formelle, une tonne de texte n’est pas nécessairement attrayante pour les clients potentiels.
Par conséquent, choisir un modèle présentant un certain attrait visuel sous la forme de polices uniques et d’aides visuelles est un bon point de départ. Une fois ceux-ci définis, les utilisateurs peuvent facilement modifier le texte du modèle pour garantir que le client reçoive une proposition personnalisée.
Prospero est un outil qui fait un excellent travail lorsqu'il s'agit de fournir des modèles uniques bien présentés pour aider l'utilisateur à compléter la proposition envisagée via le modèle. Même s’il existe de nombreux modèles parmi lesquels choisir, le processus n’est pas écrasant.
Choisir le modèle parfait peut gagner la moitié de la bataille. À partir de là, il s’agit simplement d’être totalement transparent et concis avec le client. C'est essentiellement lorsque le client doit respecter des conditions monétaires spécifiques.
Regrouper tout cela dans un document rapide à lire et agréable à regarder permettra de conclure de nombreuses affaires. Le processus créatif est intuitif et léger, même pour les personnes ayant peu ou pas d’expérience en design.
Une fois que vous avez terminé, vous pouvez vous concentrer sur rendre vos contrats juridiquement contraignants, par conséquent, en ajoutant votre signature électronique et celle de votre client.
Options pour ajouter une signature électronique aux propositions
Il existe différentes manières de tamponner les propositions numériques avec des signatures électroniques pour lancer le processus.
Si vous créez une proposition avec notre outil, vous pouvez facilement ajouter votre signature électronique sans problème en utilisant l'une de ces trois options.
- Taper votre signature
- Télécharger une signature
- Dessiner une signature
Créez votre propre proposition
En dehors de cela, il existe d’autres moyens de compléter le processus de signature d’une proposition.
Le type de dossier dans lequel le client recevra la proposition déterminera ses options au moment de signer.
Google Docs
Avec les fichiers Google Docs, il existe un moyen de télécharger une extension qui permet aux utilisateurs de créer leur signature électronique.
L’utilisation d’un programme externe pour créer une signature électronique peut ajouter une couche de sécurité à l’opération. Dans le même temps, il existe des moyens de certifier qu'une signature est juridiquement contraignante auprès de services externes. Il existe également une option simple qui consiste simplement à utiliser une fonction de Google Docs qui permet aux utilisateurs de griffonner leur signature sur l'écran.
Une autre option qui est un peu tombée en disgrâce consiste à utiliser l’image d’une signature dessinée à la main. Ceux-ci peuvent être validés via un certificat PKI comme signature légale. Ce processus est plus complexe que les deux autres options. Malgré cela, certaines personnes peuvent le préférer en raison des couches de sécurité supplémentaires.
Le type de fichier qu’un utilisateur tente de signer peut rendre le processus plus facile ou plus complexe. Conserver le fichier de proposition dans Google Docs ou au format PDF peut être un excellent moyen de alléger le processus pour les clients potentiels. C’est quelque chose qui mérite d’être pris en compte lors de la création de propositions.
Comment ajouter une signature électronique aux fichiers Google Doc
Le moyen le plus simple de procéder consiste à accéder à « Insérer », « Dessin », puis à « Nouveau ». Google Docs ouvrira une fenêtre qui permettra à l'utilisateur de dessiner sa signature soit avec la souris, soit avec son doigt sur un écran tactile.
Avec cette méthode, le système enregistrera la signature dans le Google Drive de cette personne pour une utilisation ultérieure. Le plus gros problème de cette méthode est que la signature n’a aucun fondement légal. Certains documents peuvent nécessiter une forme de validation supplémentaire pour devenir juridiquement contraignants.
DocHub : une alternative à Google Docs
Alternativement, une solution comme DocHub peut également être utilisée pour authentifier les propositions. L'utilisation de DocHub peut être considérée comme la deuxième méthode pour ajouter une signature à un document Google. DocHub est une entreprise qui propose des solutions de signature de documents.
Il dispose d'une extension Google que les utilisateurs peuvent activer sur Google Docs. Le processus de création d’une signature peut être similaire à celui proposé directement par Google Docs.
La principale différence est que les signatures via DocHub bénéficient du soutien de l’entreprise. Ce support légitime la signature à un niveau qui n’est pas obtenu avec un simple dessin. Lorsqu’aucune de ces deux options ne vous séduit, l’insertion d’une image de la signature sur papier peut faire l’affaire.
Lorsque vous insérez l’image d’une véritable signature manuscrite, c’est toujours une bonne idée de vous assurer que l’image est parfaitement claire. Faire un effort supplémentaire et s'assurer que l'image peut être agrandie pour vérifier la signature facilite la validation.
Même si le fichier de proposition est initialement au format Word, il peut facilement être converti en document Google. Tout ce que l'utilisateur a à faire est de le télécharger sur un Google Drive, puis de l'ouvrir dans le lecteur. Cela mettra à leur disposition toutes ces options pour ajouter une signature électronique proposée par Google Docs.
Comment ajouter une signature électronique aux fichiers PDF
L'ajout d'une signature à un fichier pdf peut se faire de deux manières différentes. Vous pouvez soit insérer une photo de votre signature comme expliqué ci-dessus, soit utiliser un outil comme DocHub pour faire signer la proposition.
Si DocHub est téléchargé et ajouté en tant qu'extension à votre navigateur, l'ouverture du PDF via Google Drive activera la fonctionnalité DocHub si l'extension est active.
Ensuite, il existe la possibilité d’ajouter la signature à partir d’un fichier image. Cette option peut également nécessiter que le PDF s'ouvre avec un programme permettant une édition directe. Tous les programmes qui exécutent des fichiers PDF ne permettent pas l'édition.
Sachant que tous les programmes n'autorisent pas la modification des fichiers PDF, l'option DocHub est meilleure. Le site DocHub est accessible en dehors de Google Drive. Dans ce cas, l'utilisateur doit télécharger le fichier PDF directement sur le site.
Les personnes qui souhaitent toujours utiliser l’option de fichier image peuvent rechercher un outil d’édition PDF externe. Il existe des options décentes disponibles en ligne ; juste une recherche rapide sur Google. La confidentialité n'est peut-être pas une priorité pour ces sites ; c’est un autre élément à considérer.
Récapitulation
Savoir comment authentifier rapidement et légalement vos propositions vous fera gagner beaucoup de temps/allers-retours avec vos clients. Vous avez déjà fait tout le travail acharné pour obtenir l’accord, pourquoi perdre du temps avec les signatures. Utilisez l’une des méthodes décrites pour authentifier la légalité de votre accord contractuel.
Quoi de plus ? Vous pouvez facilement créer, envoyer et signer vos propositions à l’aide de notre outil Prospero. Il est très facile de commencer avec cela.
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