Als Freiberufler haben wir alle Schwierigkeiten, all diese kleinen Dinge zu erledigen. Der Kampf endet nicht, selbst wenn Sie ein etablierter Spieler sind.
Freelancing gibt Ihnen Freiheit, macht Sie zu Ihrem Chef und ermöglicht Ihnen, wann immer möglich, neue Projekte anzunehmen. Aber neben den positiven Aspekten hat die freiberufliche Tätigkeit auch viele hässliche Seiten.
Freiberufler zu sein bedeutet, alles zu tun, um die Kunden zufrieden zu stellen, und mehrere Aufgaben zu bewältigen, denen man nicht ausweichen kann.
Freelancing ist fast immer ein Solo-Weg. Glücklicherweise bedeutet das nicht unbedingt, dass man alles alleine machen muss.
Zum Glück gibt es einige, die Sie automatisieren können, und in diesem Beitrag werden wir einige besprechen.
Automatisierung und freiberufliche Tätigkeit – eine himmlische Kombination
Selbst die klügsten Vermarkter haben Schwierigkeiten, alles an einem Tag zu erledigen. Ich kann Ihnen Recht geben, wenn Sie sagen, dass alles, was Sie an einem Tag erledigen müssen, nie zu enden scheint – und nicht alle davon beziehen sich auf Ihre Kernkompetenzen, sei es Schreiben oder Gestalten. Wenn Sie diese Aufgaben überfordern, ist es an der Zeit, mit der Automatisierung zu beginnen.
Automation hilft Ihnen, Ihre Arbeit schnell zu erledigen, indem viele manuelle Arbeiten entfallen.
Mit Automatisierung, erstellen Sie Systeme, die sich wiederholende Aufgaben erledigen, die ansonsten enorm viel Zeit kosten.
Automatisierung bedeutet Zeitersparnis, Stressabbau und zufriedene Kunden.
1. Automatisierung von betriebswirtschaftlicher Arbeit und Steuern
Wenn Sie als Vollzeit-Freiberufler beginnen, werden Sie feststellen, dass Sie jeden Monat viel Verwaltungsarbeit erledigen müssen. Sie müssen mit Kunden kommunizieren. Nachdem die Arbeit erledigt ist, müssen Sie ihnen Rechnungen schicken. Und schließlich können Sie Ihre Kunden wegen unbezahlter Rechnungen kontaktieren.
Die meisten Freiberufler widmen diesen Tätigkeiten einen beträchtlichen Teil ihrer Arbeitszeit. Daher ist es für manche eine Neuigkeit, wenn ich sage, dass man das meiste davon und noch mehr automatisieren kann.
Als Freiberufler scheint es unkompliziert, seine Steuern einzureichen und den Überblick über seine Bücher zu behalten.
Dennoch müssen Sie am Ende eines jeden Jahres Ihre Kontoauszüge sorgfältig durchgehen, die Ausgaben aufschlüsseln und sie verschiedenen Registerkarten zuordnen. Sie müssen den Überblick über alle Geschäfts- und Marketingausgaben behalten. Lohnt es sich, ein paar schlaflose Nächte mit der Bearbeitung Ihrer Bücher zu verbringen?
Zum Glück muss es nicht so zeitintensiv sein. Viele Buchhaltungstools wie TurboTax oder TaxSlayer rufen automatisch Kontoauszüge auf und erstellen Finanzberichte.
Diese intelligenten Tools können Ihre Ausgaben zusammenzählen und sie den richtigen Rubriken zuordnen, sodass die Steuererklärung zum Kinderspiel wird.
2. Automatisierung der Kundenkommunikation
Sie können die Kommunikation mit Kunden nicht ignorieren. Und mit Kommunikation meine ich nicht, ihnen Rechnungen zu schicken oder diese Rechnungen weiterzuverfolgen.
Nehmen wir an, Sie sind ein freiberuflicher SEO-Spezialist und ein Inhaltsschreiber. Ein Kunde erwartet viele Dinge von Ihnen, wie zum Beispiel zeitnahe Berichte über den Status seiner Keywords in Suchmaschinen, die Anzahl der erworbenen Backlinks, die Anzahl der Leads, die Ihrer SEO-Arbeit zugeordnet werden können, und den Status anderer Aktivitäten, die Sie durchführen für sie raus.
Es handelt sich entweder um Berichte oder E-Mails, die hin und her gehen und jeden Aspekt Ihrer Arbeit erläutern. Das Zusammenstellen einzelner Berichte und das Ablegen von Daten in Tabellenkalkulationen ist mühsam.
Wenn Sie jedoch geeignete Prozesse einrichten, können Sie viele dieser Berichte automatisieren. Darüber hinaus wird Ihre Kommunikation als professionell und gut zusammengestellt wahrgenommen und nicht als eine willkürlich generierte, spontane Unterhaltung.
Effizientes Onboarding neuer Kunden.
Ein weiterer großer Teil von Kundenkommunikation ist ein effektives Onboarding neuer Kunden. Das Onboarding neuer Kunden und das Erklären, wie die Dinge funktionieren, kostet oft Energie und Zeit.
Onboarding ist unerlässlich, denn sonst müssen Sie immer wieder dieselben Fragen beantworten, auf einzelne E-Mails antworten und vieles mehr. Es ist eine riesige Zeitverschwendung.
Die Lösung?
Erstellen Sie eine Onboarding-E-Mail-Sequenz. Das beruhigt Ihre Kunden und macht Sie effizienter im Umgang mit neuen Kunden.
Erstellen Sie Kontaktformulare auf Ihrer Website
Ein Brauch Kontaktformular kann einen großen Beitrag dazu leisten, dies zu erreichen.
Damit sind Sie in der Lage, Kundenfragen zu beantworten und von ihnen alles zu erhalten, was Sie für einen reibungslosen Übergang zum nächsten Schritt benötigen.
Verwenden Sie etwas, das eine direkte Verbindung zu Ihrer CRM-Software herstellt, damit die Leads aus Ihrem Kontaktformular an das CRM weitergeleitet werden.
Senden Sie automatische Updates
Es ist notwendig, Ihren Kunden über den Projektstatus auf dem Laufenden zu halten. Ein Projektmanagement-Tool bietet Kunden einen Echtzeitüberblick über das Projekt. Es kann so eingerichtet werden, dass ihnen jedes Mal eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet wird, wenn etwas aktualisiert wird. Oder eine Aufgabe wird erledigt.
Diese Transparenz macht es für Kunden überflüssig, E-Mails zu lesen und Sie zu fragen, was gerade passiert.
Verwalten Sie Kundenanrufe
Sie müssen einen Telefonanrufdienst wie einen einrichten Cloud-Telefonsystem um Kundenanrufe zu verwalten, auch wenn Sie nicht am Schreibtisch sind. Diese Dienste können Anrufe für Sie aufzeichnen und automatisierte Nachrichten abspielen. Auf diese Weise können Sie in Ihrem Tempo mit den Kunden in Kontakt treten.
Versenden Sie Kundenumfragen.
Sammeln Sie Feedback von Kunden, um Ihre Arbeit zu verbessern. Dies kann auch als wertvolles Tool zum Sammeln von Erfahrungsberichten für Ihr Unternehmen dienen. Dieser Blogbeitrag erklärt, wie Sie das können Erstellen Sie Kundenreferenzen einfach.
Verwenden Sie eine beliebige App, mit der Sie Ihre Kundenzufriedenheitsumfrage erstellen, Informationen sammeln und Ihnen sagen können, was Sie tun müssen, um Ihr Geschäft zu verbessern.
3. Terminbuchung
Nach meiner Erfahrung, Terminbuchung und -planung sind Aufgaben, die von außen betrachtet einfach sind. Leider ist die Wahrheit so weit entfernt, wie sie nur sein kann.
Wenn Sie etwas planen, gehen oft viele E-Mails hin und her. Deshalb benötigen Sie ein Tool zur Automatisierung der Terminplanung. Laut diesem Calendy-Tutorial benötigen Sie nicht einmal ein Plugin, um diese Formulare in Ihre Website einzubetten.
Blockieren Sie in Ihrem Kalender einen Zeitraum von 15 bis 30 Minuten, wann immer Sie Zeit haben.
Die Synchronisierung von Zeitplänen für alle Beteiligten ist ein Problem, insbesondere für ein globales Team, das an verschiedenen Orten und in verschiedenen Zeitzonen ansässig ist.
Ihre Kunden erledigen die Arbeit für Sie. Sie können es mit Ihrem Office 365 oder Google Kalender verknüpfen. Sie können Ihre Verfügbarkeit auflisten und Regeln für Ihr Meeting erstellen. Die Kalender werden aktualisiert und senden Echtzeitbenachrichtigungen an Ihre Kunden.
Gehen Sie noch einen Schritt weiter, indem Sie einen Link zu E-Mail-Signaturen hinzufügen, über den potenzielle Kunden ein Treffen oder eine Buchung mit Ihnen vereinbaren können. Dadurch wird der gesamte Prozess für Sie automatisiert.
Wenn potenzielle Kunden sich mit Ihnen treffen möchten, müssen sie auf den Link am Ende Ihrer E-Mail klicken. Dies verhindert, dass viele E-Mails hin und her geschickt werden, sodass Sie einen Termin vereinbaren können, der für Sie beide passt.
Ein Self-Service-Buchungssystem gibt Ihnen die nötige Kontrolle und zeigt Ihren Kunden an, wann Sie für Besprechungen verfügbar sind. Auf diese Weise sind Sie in Ihrer Freizeit nicht ausgebucht.
Sie benötigen außerdem etwas, mit dem Sie Ihre Formulare und Kalender so anpassen können, wie Sie es möchten.
4. Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Verträgen
Als Freiberufler habe ich viel Zeit damit verbracht, Vorschläge zu erstellen. Das bedeutet, Seitenlayouts, Grafiken und andere Elemente so zu bearbeiten, dass sie für unsere Kunden genau richtig sind.
Wir wollen nichts riskieren und alles manuell hinzufügen. Dies ist für uns die Garantie, dass unsere Arbeit die Aufmerksamkeit erhält, die sie verdient.
Tools wie Prospero Machen Sie die Angebotserstellung schneller und einfacher. Sie können aus über 30 Vorlagen auswählen oder Ihre eigenen erstellen.
Die Vorlagen sind für mehrere Branchen konzipiert wie Schreiben, Grafikdesign, Fotografie und mehr. Sie verpassen nichts Wesentliches, denn jede Vorlage enthält geschäftskritische Elemente wie Übersicht, Warum Sie, Meilensteine, Gebühren, Zahlungsbedingungen und mehr.
Sie können alles automatisieren, vom Schreiben eines Angebots bis zum Erhalt Ihrer Zahlung.
Sie können in GoProspero auch ein benutzerdefiniertes Branding einrichten, das automatisch auf jedes Angebot angewendet wird. Darüber hinaus können Sie in jeden Vorschlag benutzerdefinierte Folien, Bilder, Logos, Videos usw. einfügen. Goprospero erstellt automatisch ein neues Projekt, sobald der Kunde den Vertrag unterzeichnet.
Richten Sie Erinnerungen ein, um Ihren Kunden daran zu erinnern, das Projekt rechtzeitig zu genehmigen, und machen Sie ihn auf alles Wichtige aufmerksam, vom Lesen des Angebots bis zur Unterzeichnung durch den Kunden.
Sie können den Vorschlag entwickeln, sich selbst zu löschen, wenn er nicht innerhalb einer bestimmten Frist unterzeichnet wird. Darüber hinaus können Sie sehen, wie oft der Kunde das Angebot angesehen hat.
Goprospero macht es Ihnen leicht, vom Angebot über die Rechnungsstellung bis hin zur Bezahlung zu gelangen, ohne dass Sie von Ihrer Seite aus kaum Laufarbeit leisten müssen.
Kunden Rechnungen zu stellen oder sie ständig mit Zahlungen zu belästigen, ist nicht der Traum eines Freiberuflers.
Aber es ist wichtig. Es bereitet zwar Kopfschmerzen, aber eine pünktliche Bezahlung hilft einem, alles andere besser zu planen.
HoneyBook ist ein weiteres Tool, das beispielsweise Online-Verträge nach Vertragsabschluss versenden und Online-Stimmen nach Vertragsunterzeichnung erstellen kann.
5. Verwalten Sie Ihre Aufgaben

Wenn Sie Ihr Unternehmen leiten, gibt es niemanden sonst, der Ihre Aufgaben und To-Do-Listen im Auge behält. Dies kann sich jedoch ändern, wenn Ihre Aktivitäten für Sie und alle an einem Ort aufgezeichnet werden.
Den Überblick über die zu erbringenden Leistungen behalten
Als Freiberufler haben Sie die Kontrolle über Ihre Zeit. Während sich die meisten Menschen ein Leben wie dieses vorstellen, neigen wir dazu, unsere Zeit zu verschwenden, wenn uns nicht gesagt wird, woran wir wann arbeiten sollen.
Wir müssen den Ablauf der Aufgaben kontrollieren, ohne dass uns jemand dazu motiviert, Fristen einzuhalten. Hier ist die Aufgabenverwaltung so wichtig. Sie benötigen etwas (ein Werkzeug wie Klutch-Wissensdatenbank) oder jemand (a virtueller Assistent), das Sie über die wichtigsten Dinge informiert, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Als freiberuflicher Autor mit drei Kunden kann es für mich beispielsweise immer schwieriger werden, herauszufinden, wann ich was liefern soll und an wen ich es liefern soll.
Sie benötigen etwas, das Ihre Fristen, Projekte, Vertragsbedingungen und andere relevante Punkte durchgeht und Aufgaben generiert, die Sie jetzt erledigen müssen.
Software wie diese ist wie ein virtueller Assistent, der Sie auf Aufgaben aufmerksam macht, die erledigt werden müssen. Wenn Sie sie jetzt nicht ausführen können, können Sie später darauf zurückkommen.
Erinnerungen festlegen
Fühlt es sich nicht toll an, To-do-Punkte von der Liste abzuhaken?
Es ist einfach so entspannend, Dinge abzuhaken, über die man sich keine Sorgen mehr machen muss. Dieser Beitrag von Chanty listet einige Projektmanagement-Tools mit Trello an der Spitze auf. A Projektmanagement-Tool Gefällt mir Trello Mit einem großzügigen kostenlosen Plan können Sie Dinge organisieren, Warnungen festlegen, Fristen einhalten und alle wichtigen Informationen in Ihrem Dashboard kategorisieren.
Planen Sie E-Mail-Newsletter
Durch das Versenden eines Newsletters bauen Sie eine stärkere Beziehung zu Ihren Kunden auf. Das Entwerfen und Planen kann jedoch Zeit in Anspruch nehmen, die Sie nicht haben. Einige Tools verfügen über vorgefertigte Vorlagen, mit denen Sie schnell Newsletter erstellen und nach einem festgelegten Zeitplan versenden können.
Tun Sie dies: Nehmen Sie sich einen Tag Zeit, um Newsletter stapelweise zu erstellen und zu bearbeiten, und planen Sie dann den automatischen Versand in bestimmten Abständen, beispielsweise jeden Dienstag.
6. Korrekturlesen
Das Korrekturlesen kann zeitaufwändig sein, es gibt jedoch Möglichkeiten, es zu automatisieren. Eine Möglichkeit besteht darin, a zu verwenden Tool wie Grammarly oder ProWritingAid. Diese Tools können Ihnen helfen, Grammatikfehler zu finden und zu korrigieren und andere Probleme wie falsche Wortwahl und Zeichensetzungsfehler aufzudecken.
Grammarly ist ein KI-gestützter Schreibassistent, der Fehler erkennt und Vorschläge zur Verbesserung Ihres Schreibens macht. Sie können Grammarly kostenlos nutzen, es gibt jedoch auch eine Premium-Version, die mehr Funktionen bietet.
Grammarly ist nur eines von vielen Tools, die Ihnen beim Korrekturlesen Ihrer Texte helfen können.
Wenn Sie nach etwas anderem suchen, stehen zahlreiche Grammarly-Alternativen zur Verfügung. Nehmen Sie sich etwas Zeit, die verschiedenen Korrekturlesetools zu erkunden und dasjenige zu finden, das für Sie am besten geeignet ist.
Schlussfolgerung
Als Freiberufler verbrachte ich die meiste Zeit mit Verwaltungs- und Marketingaktivitäten.
Leider hat mir das Zeit für die einzige Sache gekostet, die ich so gerne gemacht habe: das Schreiben. Die Automatisierung der meisten dieser Aktivitäten gab mir die Kontrolle über meine Zeit zurück.