So nutzen Sie Vertragsdaten für fundierte Geschäftsentscheidungen

Geschrieben von Prospero-Team | 26. Februar 2024 | Geschäft, Vorschläge
So nutzen Sie Vertragsdaten für fundierte Geschäftsentscheidungen

Ihr Unternehmen schließt jedes Jahr eine Reihe von Verträgen ab, viele davon möglicherweise mit Kunden. SaaS-Unternehmen schließen beispielsweise Abonnement- und Service-Level-Verträge mit neuen und verlängernden Kunden ab. Diese Verträge enthalten wichtige Vertragsdaten, die nicht nur nützlich, sondern auch für die Entscheidungsfindung Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung sein können. 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Vertragsdaten sammeln, organisieren und analysieren können. Wir gehen auf die Vorteile dieses Prozesses ein und bieten eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, damit Sie Vertragsanalysen noch heute implementieren können. 

Verwaltung des Vertragslebenszyklus

Bild bezogen von ivalua.com

Was sind Vertragsdaten?

Vertragsdaten sind Informationen, die in Verträgen oder rechtlichen Vereinbarungen enthalten sind. Diese Daten können eine Vielzahl von Details umfassen, wie z. B. Vertragsbedingungen, persönliche Daten beider Parteien und Vertragswerte. Diese Daten können aus verschiedenen Arten von Verträgen und Vereinbarungen, einschließlich Geschäftsverträgen, Servicevereinbarungen und Mitarbeiterverträgen, mithilfe von Technologien wie z Streaming-Datenaufnahme.

Zu den typischen im Rahmen von Verträgen erfassten Daten gehören:

  • Vertragsparteien: Namen, Adressen und Kontaktdaten des Vertragsmanagers oder Lieferanten und des Kunden oder Klienten. 
  • Geschäftsbedingungen: Die Rechte, Pflichten, Verantwortlichkeiten und Erwartungen jeder Partei.
  • Vertragslaufzeit: Dazu gehören das Start- und Enddatum. 
  • Zahlungsdetails: Die Zahlungsbedingungen, Beträge, Häufigkeit und Zahlungsart. 
  • Arbeitsumfang: Die im Rahmen des Vertrags bereitzustellenden Produkte, Dienstleistungen oder Leistungen.
  • Verlängerungs- und Verlängerungsbedingungen: Was passiert, wenn der Vertrag endet und wie wird er verlängert?

Welche Vorteile bietet die Erfassung von Vertragsdaten für SaaS-Unternehmen?

  1. Datengesteuerte Entscheidungsfindung

Mit Vertragsdaten kann Ihr Unternehmen Einblicke in wichtige Details wie Kundenpräferenzen und Nutzungsmuster sowie die allgemeine Marktnachfrage gewinnen. Mit diesen Daten können Sie sie für die Erstellung verwenden datengetriebene Entscheidungen für eine Reihe von Strategien, vom Marketing bis zur Vertragsverhandlung. 

  1. Optimierte Preisgestaltung
Preisforschungsprozess

Bildquelle von HubSpot

Durch die Analyse von Vertragswerten und -bedingungen können Sie Ihre Preismodelle optimieren. Vertragsdaten bieten einen detaillierten Überblick darüber, wie Kunden mit verschiedenen Funktionen oder Stufen Ihres SaaS-Produkts interagieren. Durch die Analyse dieser Informationen können Sie die Wertwahrnehmung jeder Komponente verstehen und so die Preise entsprechend den Kundenerwartungen anpassen.

  1. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Jedes Unternehmen, das Verträge mit Kunden abschließt, sollte sich der damit verbundenen rechtlichen und behördlichen Einhaltung bewusst sein Geschäftsverträge. Durch das Sammeln und regelmäßige Analysieren von Vertragsdaten sind Sie auf mögliche rechtliche Risiken oder Vertragsstreitigkeiten aufmerksam und können einen Prüfpfad für die Verantwortlichkeit erstellen. 

  1. Responsive Produktentwicklung

Kundenbedürfnisse und -präferenzen sind für die Entwicklung neuer oder verbesserter Produkte von entscheidender Bedeutung. Mithilfe der Vertragsdatenanalyse können Sie diese Bedürfnisse ermitteln und auf die tatsächlichen Benutzeranforderungen achten. Sie können diese Daten auch verwenden, um Priorisierungsrahmen zu erstellen, um zu entscheiden, welche Funktionen wesentlich sind und welche für zukünftige Versionen verschoben werden könnten. 

  1. Proaktive Erneuerungsstrategien

Vertragsdaten helfen Ihnen, Verlängerungstrends und Kundenabwanderungsmuster vorherzusagen. Mit diesen Informationen können SaaS-Unternehmen proaktive Strategien zur Kundenbindung umsetzen. Dazu können gezielte Kommunikation mit Funktionserweiterungen oder personalisierte Anreize gehören. Sie können diese Daten auch verwenden, um bei Erneuerungsverhandlungen auf der Grundlage von Mustern wie der Jahreszeit oder dem Nutzerverhalten in der Vergangenheit zu helfen. 

  1. Wettbewerbsvorteil

SaaS ist ein wettbewerbsintensiver Markt und Unternehmen benötigen alle Daten, die sie sammeln können, um sich einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz zu verschaffen. Vertragsdaten können nicht nur sicherstellen, dass Sie kundenorientierte Angebote und optimierte Preise bereitstellen, um die Konkurrenz zu schlagen, sondern Sie können sie auch zur Entwicklung differenzierter Funktionen und Dienste nutzen. 

Vertragsdaten beschreiben beispielsweise häufig spezifische Verpflichtungen gegenüber Kunden. Durch die Anpassung von Funktionen und Diensten auf der Grundlage dieser Verpflichtungen können Sie Ihr Engagement für die Erfüllung individueller Kundenanforderungen unter Beweis stellen und ein maßgeschneidertes Erlebnis schaffen, das Sie von der Konkurrenz abhebt und zum Aufbau beiträgt Markenbekanntheitswerbung

So sammeln und analysieren Sie Vertragsdaten: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Erstellen Sie ein zentrales Vertrags-Repository

Alle Verträge sollten in einem digitalen Repository gespeichert werden, das sowohl sicher als auch für diejenigen zugänglich ist, die seine Daten analysieren müssen. 

Vertragslebenszyklusforschung

Bildquelle von Precedence Research

  1. Wählen Sie ein Vertragsmanagementsystem (CMS): Recherchieren und wählen Sie ein CMS aus, das den Anforderungen und der Größe Ihres SaaS-Geschäfts entspricht, und überlegen Sie, ob Sie beschleunigte Datentools benötigen. 
  2. Zugriffsberechtigungen festlegen: Richten Sie Benutzerrollen und Berechtigungen im CMS ein. Definieren Sie, wer auf Verträge zugreifen, sie bearbeiten oder genehmigen darf, um die Datensicherheit zu gewährleisten.
  3. Bestehende Verträge importieren: Übertragen Sie bestehende Verträge in das CMS und sorgen Sie für eine korrekte Datenmigration und Kategorisierung.
  4. Versionskontrolle verwenden: Mit der Versionskontrolle können Sie Änderungen an Verträgen im Laufe der Zeit verfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass die aktuellsten und genauesten Informationen jederzeit verfügbar sind.

2. Entwickeln Sie eine standardisierte Vertragsvorlage

Ihre Verträge sollten ein einheitliches Format haben und die wichtigsten Datenfelder sollten grundsätzlich gleich bleiben. Dies hilft Ihnen bei der Extraktion und Analyse von Vertragsdaten. 

  1. Identifizieren Sie wichtige Datenfelder: Bestimmen Sie die kritischen Informationen, die Sie aus Verträgen benötigen, wie z. B. Vertragslaufzeit, Preisdetails und Service Level Agreements (SLAs).
  2. Erstellen Sie eine Vorlage: Entwickeln Sie eine standardisierte Vertragsvorlage mit vordefinierten Feldern. Dies stellt die Konsistenz über alle Verträge hinweg sicher.
  3. Geben Sie den Mitarbeitern Anweisungen: Fügen Sie den Vertragserstellern klare Anweisungen zum Ausfüllen der standardisierten Vorlage hinzu. Dies minimiert Fehler und gewährleistet eine umfassende Datenerfassung.

3. Automatisieren Sie die Datenextraktion

Anstatt sich auf manuelle Anstrengungen zu verlassen, nutzen Sie eine Technologie, die automatisch Informationen aus wichtigen Datenpunkten extrahieren und diese sogar für Sie sortieren kann. 

Bildquelle von Zipdo

  1. Wählen Sie Automatisierungstools aus: Wählen Sie ein CMS, das automatisierte Datenextraktionsfunktionen bietet. Sie sollten nach Lösungen suchen, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen und eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten, und nach Alternativen zu einem suchen Beispiel für ein Snowflake-Schema
  2. Automatisierungsregeln konfigurieren: Regeln für die automatisierte Datenextraktion definieren. Geben Sie an, welche Datenpunkte extrahiert werden sollen, z. B. Vertragsdaten, beteiligte Parteien und Preisdetails. Geben Sie dann die Bedingungen an, unter denen die Datenextraktion erfolgen soll. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise nur Verlängerungsdaten für Verträge extrahieren, deren Ablauf innerhalb der nächsten 90 Tage erfolgt.
  3. Testen und verfeinern: Führen Sie Tests durch, um die Genauigkeit und Effizienz der automatisierten Datenextraktion sicherzustellen, und verfeinern Sie die Regeln nach Bedarf.

4. Kategorisieren und kennzeichnen Sie Vertragstypen

Es ist wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen unterschiedliche Arten von Verträgen verwendet. Um Vertragsdaten effektiv analysieren zu können, müssen diese verschiedenen Vertragstypen sortiert und markiert werden. 

  1. Vertragskategorien identifizieren: Bestimmen Sie die verschiedenen Vertragsarten, die für Ihr SaaS-Geschäft relevant sind, z. B. Abonnementverträge, Service-Level-Agreements und Partnerschaftsverträge.
  2. Tagging-System erstellen: Richten Sie im CMS ein Tagging-System ein, um Verträge zu kategorisieren. 

5. Verwenden Sie Datenanalysetools

Ihre Daten werden gesammelt und sortiert – es ist Zeit, sie zu analysieren. Sie müssen dies nicht alleine tun, es gibt Technologie, die den Prozess rationalisiert. 

  1. Wählen Sie Analysetools aus: Wählen Sie Tools, die sich nahtlos in Ihr CMS integrieren und über übersichtliche Dashboards und Berichte verfügen. Dann verbinden Sie Ihr CMS mit diesen Tools. 
  2. Definieren Sie wichtige Kennzahlen: Identifizieren Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) und Kennzahlen, die Sie verfolgen möchten. Zu den gängigen Kennzahlen gehören Vertragsverlängerungsraten und Umsatz pro Vertrag.

6. Priorisieren Sie die Datensicherheit

Sowohl Kunden als auch Datenschutzbehörden erwarten von Ihnen, dass Sie Ihre Daten schützen. Daher ist es wichtig, dass Sie Sicherheitsmaßnahmen ergreifen. 

Datenschutzumfrage

Bildquelle

  1. Bewerten Sie Sicherheitsprotokolle: Bewerten Sie die Sicherheitsprotokolle des von Ihnen gewählten CMS und stellen Sie sicher, dass es den Industriestandards entspricht und allen lokalen oder nationalen Datenschutzbestimmungen entspricht.
  2. Verschlüsselung implementieren: Aktivieren Sie die Verschlüsselung vertraulicher Daten innerhalb des CMS, damit Sie einen zusätzlichen Schutz vor unbefugtem Zugriff haben.
  3. Führen Sie regelmäßige Audits durch: Überprüfen Sie regelmäßig die vorhandenen Sicherheitsmaßnahmen und identifizieren und beheben Sie etwaige Schwachstellen.

7. Erstellen Sie individuelle Berichte

Berichte sollten auf die Bedürfnisse bestimmter Teams oder Stakeholder zugeschnitten sein. Zum Beispiel Ihr Verkaufsteams benötigen möglicherweise umsatzorientierte Berichte, während Rechtsteams Compliance-Berichte benötigen. 

  1. Identifizieren Sie die Bedürfnisse von Teams und Stakeholdern: Ermitteln Sie die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Teams und Stakeholder, z. B. Führungskräfte, Vertriebsteams, Marketingteams und Rechtsabteilungen.
  2. Wählen Sie Reporting-Tools: Wählen Sie Reporting-Tools in Ihrem CMS aus oder integrieren Sie externe Tools, die eine individuelle Anpassung ermöglichen. Stellen Sie sicher, dass diese Tools den individuellen Anforderungen jeder Gruppe gerecht werden.
  3. Entwerfen Sie maßgeschneiderte Berichte: Entwerfen Sie Berichte, die relevante Daten für jede Gruppe darstellen. Sie sollten visuelle Elemente, wichtige Kennzahlen und Filter anpassen, um denjenigen, die diese Berichte verwenden, umsetzbare Erkenntnisse zu liefern. 

8. Überprüfen Sie regelmäßig

Die Analyse von Verträgen ist kein statischer Prozess. So wie Sie Ihre regelmäßig überprüfen SaaS-Website, sollten Sie Ihre Prozesse zur Vertragserstellung sowie zur Datenerfassung und -analyse stets prüfen, überprüfen und aktualisieren, damit Sie mit Ihrem sich ändernden Geschäft und Ihren Kunden Schritt halten können. 

  1. Erstellen Sie einen Auditplan: Legen Sie zunächst einen Zeitplan für regelmäßige Vertragsprüfungen fest. Dies kann vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich erfolgen.
  2. Führen Sie gründliche Audits durch: Sie sollten stets umfassende Prüfungen der Vertragsdaten durchführen – keine Abstriche machen. Überprüfen Sie die Richtigkeit, identifizieren Sie Unstimmigkeiten und stellen Sie sicher, dass Verträge mit den vierteljährlichen und jährlichen Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen. 
  3. Erkenntnisse dokumentieren und Maßnahmen ergreifen: Erstellen Sie für jedes Audit einen Bericht und ergreifen Sie dann Maßnahmen, um etwaige Schwachstellen oder Schwachstellen zu beheben. Dazu kann die Aktualisierung von Vertragsbedingungen, die Behebung von Compliance-Problemen oder die Verfeinerung von Datenerfassungsprozessen gehören.

Fazit: Lassen Sie Vertragsdaten für sich arbeiten

Möglicherweise sammeln Sie bereits Daten aus Kundenbefragungen oder Online-Bewertungen, aber in Ihren Geschäftsverträgen steht Ihnen eine Fülle von Daten zur Verfügung, die Sie nutzen können. 

Geschäftsentscheidungen von der Produktentwicklung bis zur Preisgestaltung können alle durch Daten beeinflusst werden, die im Rahmen vertraglicher Vereinbarungen gesammelt werden. Lassen Sie diese Daten also nicht ungenutzt. Sammeln Sie es, schützen Sie es und analysieren Sie es für zukünftige Gewinne. 

ÜBER DEN AUTOR

Erstellen Sie schöne Vorschläge mit Prospero. Beeindrucken Sie Ihre Kunden und gewinnen Sie mehr Projekte.