So fügen Sie Ihrem Angebotsdokument eine elektronische Signatur hinzu (PDF + Google Docs)

Geschrieben von Didi Inuk | 13. August 2024 | Alle, Vorschläge
Prospero – So fügen Sie Ihrem Angebot eine elektronische Signatur hinzu

Sie haben also Ihren Vorschlag geschrieben und sind bereit. Sie sind sich mit Ihrem Kunden einig und alle sind an Bord und bereit, das Projekt zu starten. Nur noch ein kleines Detail – der Vorschlag benötigt eine elektronische Signatur. 

Dies scheint ein einfacher Deal zu sein, wenn Sie physische Kopien Ihres Vorschlagsdokuments verteilen würden, aber in unserer technologiegetriebenen Welt ist es wahrscheinlicher, dass Vorschläge wie dieser digital erfolgen.

Die Unterzeichnung eines Dokuments mit einer elektronischen Signatur kann heute dazu beitragen, viele verschiedene Prozesse in der Unternehmenswelt zu beschleunigen. Sogar bestimmte Apps fordern Benutzer jetzt auf, eine elektronische Signatur einzugeben, um ihre Zustimmung zur Nutzung dieser bestimmten App zu bekunden. Diese Situationen haben dazu geführt, dass die Zahl der Menschen, die regelmäßig eine E-Signatur verwenden, gestiegen ist.  

Da die Verwendung einer elektronischen Signatur eine Möglichkeit ist, einen Prozess zu beschleunigen, der in einer anderen Zeit Berge von Papierkram erfordert hätte, macht es nur Sinn, dass das Erstellen der Signatur genauso einfach wäre wie das Singen auf einer gepunkteten Linie. Es stellt sich heraus, dass genau das mit den richtigen Werkzeugen der Fall ist.

Erstellen von Angeboten, die Geschäfte abschließen 

Also zurück zu Ihrem Vorschlag. Es besteht keine Notwendigkeit, einen langweiligen, langfristigen Vertrag zu entwerfen. 

Stattdessen können Unternehmen oder Fachleute, die spezifische Dienstleistungen anbieten, mit einem Tool wie Prospero Angebote auf der Grundlage aller verfügbaren Angebote erstellen Angebotsvorlagen

Je nachdem, was Sie erreichen möchten und wie viel Zeit Sie zur Verfügung haben, können Sie Ihren eigenen Vorschlag von Grund auf erstellen oder eine passende Vorlage finden – das ist der erste Schritt zum Vertragsabschluss. 

Gliederung eines guten Vorschlags

Ein guter Vorschlag sollte klar umrissen sein was der Kunde erwarten kann. Bei modernen Vorschlägen ist eine allzu förmliche Formulierung nicht nötig. Apropos nicht-formales Schreiben: Eine Menge Text ist für potenzielle Kunden nicht unbedingt attraktiv.

Daher ist die Auswahl einer Vorlage mit einem gewissen visuellen Reiz in Form einzigartiger Schriftarten und visueller Hilfsmittel ein guter Ausgangspunkt. Sobald diese festgelegt sind, können Benutzer den Text in der Vorlage problemlos ändern, um sicherzustellen, dass der Kunde ein individuelles Angebot erhält. 

Vorlage für Marketingvorschläge aus Prospero-Vorschlägen

Prospero ist ein Tool, das hervorragende Arbeit leistet, wenn es darum geht, einzigartige Vorlagen bereitzustellen, die gut präsentiert werden und den Benutzer dabei unterstützen, seinen geplanten Vorschlag mithilfe der Vorlage zu vervollständigen. Obwohl es viele Vorlagen zur Auswahl gibt, ist der Prozess nicht überwältigend.

Die Wahl der perfekten Vorlage kann die halbe Miete gewinnen. Von da an geht es nur noch darum, gegenüber dem Kunden völlig transparent und prägnant zu sein. Dies ist im Wesentlichen dann der Fall, wenn der Kunde bestimmte finanzielle Bedingungen erfüllen muss.

Wenn Sie all das in ein schnell lesbares und ansprechendes Dokument packen, können Sie viele Geschäfte abschließen. Der kreative Prozess ist intuitiv und einfach, selbst für Menschen mit wenig oder gar keiner Designerfahrung. 

Sobald Sie damit fertig sind, können Sie sich darauf konzentrieren Damit Ihre Verträge rechtsverbindlich werdenFügen Sie daher Ihre elektronische Signatur und die Ihres Kunden hinzu.

Optionen zum Hinzufügen einer elektronischen Signatur zu Vorschlägen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, digitale Vorschläge mit elektronischen Signaturen zu versehen, um den Stein ins Rollen zu bringen. 

Wenn Sie mit unserem Tool ein Angebot erstellen, können Sie mit einer dieser drei Optionen ganz einfach und unkompliziert Ihre elektronische Signatur hinzufügen.

Prospero schlägt Signaturoptionen vor
  • Geben Sie Ihre Unterschrift ein
  • Hochladen einer Signatur 
  • Eine Unterschrift zeichnen

Erstellen Sie Ihren eigenen Vorschlag

Darüber hinaus gibt es noch andere Möglichkeiten, den Signaturprozess für einen Vorschlag abzuschließen. 

Die Art der Datei, in der der Kunde das Angebot erhält, bestimmt seine Optionen bei der Unterzeichnung. 

Google Text & Tabellen

Bei Google Docs-Dateien gibt es die Möglichkeit, eine Erweiterung herunterzuladen, mit der Benutzer ihre E-Signatur erstellen können.

Die Verwendung eines externen Programms zum Erstellen einer elektronischen Signatur kann dem Vorgang eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzufügen. Gleichzeitig gibt es Möglichkeiten, eine Signatur bei externen Diensten als rechtsverbindlich zu beglaubigen. Es gibt auch die einfache Möglichkeit, einfach eine Funktion in Google Docs zu verwenden, mit der Benutzer ihre Unterschrift auf den Bildschirm kritzeln können.

Eine andere Option, die etwas in Ungnade gefallen ist, ist die Verwendung eines Bildes einer handgezeichneten Unterschrift. Diese können über ein PKI-Zertifikat als rechtsgültige Signatur validiert werden. Dieser Vorgang ist komplexer als die beiden anderen Optionen. Trotzdem bevorzugen einige Leute es möglicherweise aufgrund der zusätzlichen Sicherheitsebenen. 

Der Dateityp, den ein Benutzer signieren möchte, kann den Vorgang einfacher oder komplexer machen. Das Speichern der Angebotsdatei in Google Docs oder als PDF kann eine großartige Möglichkeit sein, den Prozess für potenzielle Kunden einfacher zu gestalten. Dies ist bei der Angebotserstellung zu berücksichtigen.   

So fügen Sie Google Doc-Dateien eine elektronische Signatur hinzu

Am einfachsten gehen Sie dazu auf „Einfügen“, „Zeichnen“ und dann auf „Neu“. Google Docs öffnet ein Fenster, in dem der Benutzer seine Unterschrift entweder mit der Maus oder mit dem Finger auf einem Touchscreen zeichnen kann. 

Optionen für die digitale Signatur in Google Docs

Bei dieser Methode speichert das System die Signatur im Google Drive dieser Person zur späteren Verwendung. Das größte Problem bei dieser Methode besteht darin, dass die Signatur keine rechtliche Grundlage hat. Bestimmte Dokumente erfordern möglicherweise eine zusätzliche Validierung, um rechtsverbindlich zu werden.

DocHub: eine Alternative zu Google Docs

Alternativ kann auch eine Lösung wie DocHub zur Authentifizierung von Vorschlägen verwendet werden. Die Verwendung von DocHub kann als zweite Methode zum Hinzufügen einer Signatur zu einem Google-Dokument angesehen werden. DocHub ist ein Unternehmen, das Lösungen zum Signieren von Dokumenten anbietet. 

Es verfügt über eine Google-Erweiterung, die Benutzer in Google Docs aktivieren können. Der Prozess zum Erstellen einer Signatur kann dem Prozess ähneln, den Google Docs direkt anbietet. 

Digitale Signatur mit DocHub

Der Hauptunterschied besteht darin, dass die Unterschriften über DocHub vom Unternehmen unterstützt werden. Diese Unterstützung legitimiert die Signatur auf einem Niveau, das mit einer einfachen Zeichnung nicht erreicht werden kann. Wenn keine dieser beiden Optionen ansprechend ist, kann es hilfreich sein, ein Bild der Unterschrift auf Papier einzufügen.   

Wenn Sie ein Bild einer echten handschriftlichen Unterschrift einfügen, ist es immer eine gute Idee, sicherzustellen, dass das Bild vollkommen klar ist. Gehen Sie noch einen Schritt weiter und stellen Sie sicher, dass das Bild vergrößert werden kann, um die Signatur zu überprüfen, was die Validierung erleichtert.

Auch wenn die Angebotsdatei ursprünglich im Word-Format vorliegt, kann sie problemlos in ein Google-Dokument konvertiert werden. Der Benutzer muss es lediglich auf ein Google Drive hochladen und dann im Laufwerk öffnen. Dadurch stehen ihnen alle Optionen zum Hinzufügen einer elektronischen Signatur zur Verfügung, die Google Docs bietet.  

So fügen Sie PDF-Dateien eine E-Signatur hinzu

Das Hinzufügen einer Signatur zu einer PDF-Datei kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen. Sie können entweder wie oben erläutert ein Bild Ihrer Unterschrift einfügen oder ein Tool wie DocHub verwenden, um den Vorschlag unterzeichnen zu lassen. 

Wenn Sie DocHub heruntergeladen und als Erweiterung zu Ihrem Browser hinzugefügt haben, wird beim Öffnen der PDF-Datei über Google Drive die DocHub-Funktion aktiviert, sofern die Erweiterung aktiv ist. 

Hinzufügen einer Signatur zu PDF mit DocHub

Anschließend besteht die Möglichkeit, die Signatur aus einer Bilddatei hinzuzufügen. Diese Option erfordert möglicherweise auch, dass die PDF-Datei mit einem Programm geöffnet wird, das eine direkte Bearbeitung ermöglicht. Nicht alle Programme, die PDF-Dateien ausführen, ermöglichen die Bearbeitung.

Wenn Sie wissen, dass nicht alle Programme die Bearbeitung von PDF-Dateien zulassen, ist die DocHub-Option besser. Die DocHub-Site ist außerhalb von Google Drive zugänglich. In diesem Fall muss der Benutzer die PDF-Datei direkt auf die Website hochladen.

Wer dennoch die Bilddatei-Option nutzen möchte, kann nach einem externen PDF-Editor-Tool suchen. Es gibt online gute Optionen; nur eine kurze Google-Suche entfernt. Der Datenschutz hat für diese Websites möglicherweise keine Priorität; Das ist ein weiteres zu berücksichtigendes Element.   

Fazit

Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Vorschläge schnell und rechtsgültig beglaubigen können, sparen Sie viel Zeit und Hin- und Hergespräche mit Ihren Kunden. Sie haben bereits die ganze harte Arbeit geleistet, um den Deal abzuschließen. Warum sollten Sie Ihre Zeit mit Unterschriften verschwenden? Nutzen Sie eine der beschriebenen Methoden, um die Rechtmäßigkeit Ihrer vertraglichen Vereinbarung zu überprüfen.

Und was noch? Mit unserem Tool Prospero können Sie Ihre Vorschläge ganz einfach erstellen, versenden und unterzeichnen. Der Einstieg ist ganz einfach.

Wenn Sie nach weiteren Ressourcen suchen, die Sie überzeugen werden, schauen Sie sich diese verwandten Themen an

ÜBER DEN AUTOR

Idongesit „Didi“ Inuk ist Content Marketer bei Prospero. Sie hat eine Leidenschaft dafür, Inhalte zu nutzen, um sinnvolle Gespräche zu führen und ihren Kunden zu helfen, ihre Ziele zu erreichen. Wenn sie nicht gerade Inhalte erstellt, verbringt Didi ihre Zeit mit Lesen, Anschauen von Serien oder dem Ausprobieren neuer Küchen.